Diskusi: Cara Edit Email Template di Odoo
Diposting pada 31 Aug 2026, 11:09
Halo rekan-rekan praktisi Odoo sekalian,
Saya Fahmi dari tim IT di perusahaan kami, mau nanya nih. Kami pakai Odoo untuk operasional sehari-hari, dan belakangan ini ada kebutuhan untuk kustomisasi email template.
Terutama untuk notifikasi-notifikasi otomatis, misalnya email konfirmasi Sales Order atau notifikasi pembayaran Invoice. Desain defaultnya masih kurang sesuai dengan branding perusahaan kami dan ada beberapa informasi yang perlu ditambahkan atau diubah redaksinya.
Saya sudah coba explore di Developer Mode, nemunya di menu 'Technical' > 'Email' > 'Templates', tapi agak bingung nih step-by-step yang aman dan best practice-nya gimana supaya tidak mengganggu fungsi email lain atau tidak hilang saat update Odoo.
Mungkin ada rekan-rekan di sini yang punya pengalaman atau tips jitu cara edit email template di Odoo? Apakah lebih baik di-duplicate dulu lalu diedit, atau langsung edit yang sudah ada? Dan gimana ya cara memastikan perubahan itu apply dengan benar?
Mohon pencerahannya ya teman-teman. Terima kasih banyak sebelumnya!
Balasan (1)
Halo Mas Fahmi! Wah, pertanyaan yang bagus nih, sering banget jadi jadi kebutuhan teman-teman Odoo lainnya juga untuk bikin notifikasi email sesuai branding perusahaan. Nggak salah lagi, Mas Fahmi sudah di jalur yang benar kok, letaknya memang ada di menu Technical > Email > Templates.
Untuk kasus seperti Mas Fahmi ini, kustomisasi email konfirmasi Sales Order atau notifikasi pembayaran Invoice, ada beberapa best practice yang bisa kita ikuti agar aman dari risiko hilang saat update Odoo atau mengganggu fungsi lain.
Nah, langkah-langkah yang paling direkomendasikan adalah menduplikat (duplicate) template yang sudah ada terlebih dahulu. Kenapa begitu? Karena template bawaan Odoo itu kadang akan di-reset atau di-update saat ada pembaruan Odoo. Kalau kita edit langsung yang asli, bisa-bisa perubahan kita hilang. Dengan duplikasi, kita punya kontrol penuh atas template kustom kita.
Berikut step-by-step yang bisa Mas Fahmi coba:
1. Aktifkan Developer Mode (Mode Pengembang): Ini wajib agar Mas Fahmi bisa mengakses menu Technical. Caranya klik ikon bug di pojok kanan atas (atau di Settings > Activate the developer mode).
2. Akses Email Templates: Setelah Developer Mode aktif, masuk ke menu Settings > Technical > Email > Templates.
3. Identifikasi Template Target: Cari template yang ingin Mas Fahmi ubah. Misalnya, untuk Sales Order Confirmation, namanya mungkin seperti "Sales Order: Confirmation" atau "Sale Order - Send by Email". Untuk Invoice, cari yang terkait "Invoice" atau "Bill". Mas Fahmi bisa gunakan kolom pencarian untuk mempercepat.
4. Duplikat Template: Setelah menemukan template yang tepat, klik pada template tersebut untuk membukanya. Di halaman detail template, klik tombol Action lalu pilih Duplicate. Beri nama yang jelas untuk template baru ini, misalnya "Sales Order: Konfirmasi Perusahaan XYZ" agar mudah dibedakan.
5. Edit Konten Template Duplikat:
Subject: Ubah subjek email sesuai keinginan. Mas Fahmi bisa tetap menggunakan placeholder dinamis seperti `${object.name}` untuk menampilkan nomor Sales Order, atau menambahkan teks branding.
Email Body (HTML): Ini bagian intinya. Mas Fahmi bisa mengedit teks, menambahkan logo perusahaan, mengubah layout, dan memasukkan informasi tambahan. Odoo menggunakan sintaks Jinja2 untuk placeholder dinamis. Misalnya, `${object.partner_id.name}` untuk nama pelanggan atau `${object.amount_total}` untuk total jumlah.
Untuk tahu field apa saja yang bisa dipanggil, aktifkan Developer Mode, buka Sales Order (atau Invoice) yang ingin Mas Fahmi tampilkan datanya di email, lalu arahkan kursor ke field yang ingin Mas Fahmi tampilkan di email. Nanti akan muncul tooltip dengan "Field Name" nya. Gunakan format `${object.field_name}`.
6. Ubah Field "Applies To" dan Konfigurasi Penggunaan:
Pada template yang baru Mas Fahmi duplikasi, pastikan field "Applies To" (atau "Model") masih mengarah ke model yang benar (misalnya 'Sales Order' atau 'Invoice').
Agar Odoo menggunakan template baru ini secara otomatis, ada dua cara umum:
Mengubah Automated Action (Action Otomatis): Jika email dikirim oleh action otomatis, Mas Fahmi perlu mencari action tersebut (biasanya di Settings > Technical > Automation > Automated Actions) dan mengubah template yang digunakannya ke template baru Mas Fahmi.
Mengubah Email Action pada Tombol Kirim: Jika email dikirim via tombol (misalnya tombol "Send by Email" di Sales Order), Mas Fahmi perlu mengidentifikasi "Email Action" yang terhubung dengan tombol tersebut (bisa ditemukan di Developer Mode > Field Debugger > View 'Related Views') dan mengubah template defaultnya ke template baru Mas Fahmi. Atau cara paling mudahnya adalah dengan menonaktifkan template asli, Odoo akan mencari template aktif lain yang cocok untuk model tersebut.
7. Deaktivasi Template Asli (Disarankan): Untuk memastikan Odoo menggunakan template yang baru Mas Fahmi buat, kembali ke template asli (yang bawaan Odoo), buka, lalu non-aktifkan (uncheck kotak 'Active' atau gunakan tombol 'Archive' jika tersedia). Dengan begitu, Odoo akan otomatis mencari template aktif lain yang cocok untuk model tersebut, yang harusnya adalah template baru Mas Fahmi.
8. Tes, Tes, dan Tes!: Setelah semua perubahan dilakukan, selalu lakukan pengujian menyeluruh. Buat Sales Order atau Invoice baru, lalu coba kirim email notifikasinya. Pastikan email terkirim dengan benar, kontennya sesuai, dan semua placeholder dinamis tampil dengan data yang tepat. Cek juga di kotak masuk penerima apakah tampilan email sudah sesuai branding.
Beberapa tips tambahan nih Mas Fahmi:
Gunakan tombol Preview: Di halaman detail template, ada tombol "Preview" untuk melihat bagaimana email akan terlihat tanpa harus mengirimnya. Ini sangat membantu selama proses editing.
Backup selalu: Walaupun sudah duplikasi, ada baiknya Mas Fahmi catat atau simpan backup konten HTML template asli di tempat lain sebagai referensi, jaga-jaga kalau perlu kembali ke pengaturan awal.
Untuk perubahan yang kompleks atau custom logic: Jika kustomisasinya sangat mendalam dan butuh logic khusus yang tidak bisa di-handle hanya dengan template email (misalnya, kondisi pengiriman email yang sangat spesifik), mungkin pertimbangkan untuk membuat modul kustom (custom module). Tapi untuk penambahan teks, gambar, atau perubahan layout sederhana, metode duplikasi ini sudah cukup kok.
Semoga pencerahannya membantu Mas Fahmi dan tim IT ya! Kalau ada kendala saat mencoba, jangan sungkan bertanya lagi di komunitas ini. Semangat Odoo-nya!
Untuk kasus seperti Mas Fahmi ini, kustomisasi email konfirmasi Sales Order atau notifikasi pembayaran Invoice, ada beberapa best practice yang bisa kita ikuti agar aman dari risiko hilang saat update Odoo atau mengganggu fungsi lain.
Nah, langkah-langkah yang paling direkomendasikan adalah menduplikat (duplicate) template yang sudah ada terlebih dahulu. Kenapa begitu? Karena template bawaan Odoo itu kadang akan di-reset atau di-update saat ada pembaruan Odoo. Kalau kita edit langsung yang asli, bisa-bisa perubahan kita hilang. Dengan duplikasi, kita punya kontrol penuh atas template kustom kita.
Berikut step-by-step yang bisa Mas Fahmi coba:
1. Aktifkan Developer Mode (Mode Pengembang): Ini wajib agar Mas Fahmi bisa mengakses menu Technical. Caranya klik ikon bug di pojok kanan atas (atau di Settings > Activate the developer mode).
2. Akses Email Templates: Setelah Developer Mode aktif, masuk ke menu Settings > Technical > Email > Templates.
3. Identifikasi Template Target: Cari template yang ingin Mas Fahmi ubah. Misalnya, untuk Sales Order Confirmation, namanya mungkin seperti "Sales Order: Confirmation" atau "Sale Order - Send by Email". Untuk Invoice, cari yang terkait "Invoice" atau "Bill". Mas Fahmi bisa gunakan kolom pencarian untuk mempercepat.
4. Duplikat Template: Setelah menemukan template yang tepat, klik pada template tersebut untuk membukanya. Di halaman detail template, klik tombol Action lalu pilih Duplicate. Beri nama yang jelas untuk template baru ini, misalnya "Sales Order: Konfirmasi Perusahaan XYZ" agar mudah dibedakan.
5. Edit Konten Template Duplikat:
Subject: Ubah subjek email sesuai keinginan. Mas Fahmi bisa tetap menggunakan placeholder dinamis seperti `${object.name}` untuk menampilkan nomor Sales Order, atau menambahkan teks branding.
Email Body (HTML): Ini bagian intinya. Mas Fahmi bisa mengedit teks, menambahkan logo perusahaan, mengubah layout, dan memasukkan informasi tambahan. Odoo menggunakan sintaks Jinja2 untuk placeholder dinamis. Misalnya, `${object.partner_id.name}` untuk nama pelanggan atau `${object.amount_total}` untuk total jumlah.
Untuk tahu field apa saja yang bisa dipanggil, aktifkan Developer Mode, buka Sales Order (atau Invoice) yang ingin Mas Fahmi tampilkan datanya di email, lalu arahkan kursor ke field yang ingin Mas Fahmi tampilkan di email. Nanti akan muncul tooltip dengan "Field Name" nya. Gunakan format `${object.field_name}`.
6. Ubah Field "Applies To" dan Konfigurasi Penggunaan:
Pada template yang baru Mas Fahmi duplikasi, pastikan field "Applies To" (atau "Model") masih mengarah ke model yang benar (misalnya 'Sales Order' atau 'Invoice').
Agar Odoo menggunakan template baru ini secara otomatis, ada dua cara umum:
Mengubah Automated Action (Action Otomatis): Jika email dikirim oleh action otomatis, Mas Fahmi perlu mencari action tersebut (biasanya di Settings > Technical > Automation > Automated Actions) dan mengubah template yang digunakannya ke template baru Mas Fahmi.
Mengubah Email Action pada Tombol Kirim: Jika email dikirim via tombol (misalnya tombol "Send by Email" di Sales Order), Mas Fahmi perlu mengidentifikasi "Email Action" yang terhubung dengan tombol tersebut (bisa ditemukan di Developer Mode > Field Debugger > View 'Related Views') dan mengubah template defaultnya ke template baru Mas Fahmi. Atau cara paling mudahnya adalah dengan menonaktifkan template asli, Odoo akan mencari template aktif lain yang cocok untuk model tersebut.
7. Deaktivasi Template Asli (Disarankan): Untuk memastikan Odoo menggunakan template yang baru Mas Fahmi buat, kembali ke template asli (yang bawaan Odoo), buka, lalu non-aktifkan (uncheck kotak 'Active' atau gunakan tombol 'Archive' jika tersedia). Dengan begitu, Odoo akan otomatis mencari template aktif lain yang cocok untuk model tersebut, yang harusnya adalah template baru Mas Fahmi.
8. Tes, Tes, dan Tes!: Setelah semua perubahan dilakukan, selalu lakukan pengujian menyeluruh. Buat Sales Order atau Invoice baru, lalu coba kirim email notifikasinya. Pastikan email terkirim dengan benar, kontennya sesuai, dan semua placeholder dinamis tampil dengan data yang tepat. Cek juga di kotak masuk penerima apakah tampilan email sudah sesuai branding.
Beberapa tips tambahan nih Mas Fahmi:
Gunakan tombol Preview: Di halaman detail template, ada tombol "Preview" untuk melihat bagaimana email akan terlihat tanpa harus mengirimnya. Ini sangat membantu selama proses editing.
Backup selalu: Walaupun sudah duplikasi, ada baiknya Mas Fahmi catat atau simpan backup konten HTML template asli di tempat lain sebagai referensi, jaga-jaga kalau perlu kembali ke pengaturan awal.
Untuk perubahan yang kompleks atau custom logic: Jika kustomisasinya sangat mendalam dan butuh logic khusus yang tidak bisa di-handle hanya dengan template email (misalnya, kondisi pengiriman email yang sangat spesifik), mungkin pertimbangkan untuk membuat modul kustom (custom module). Tapi untuk penambahan teks, gambar, atau perubahan layout sederhana, metode duplikasi ini sudah cukup kok.
Semoga pencerahannya membantu Mas Fahmi dan tim IT ya! Kalau ada kendala saat mencoba, jangan sungkan bertanya lagi di komunitas ini. Semangat Odoo-nya!