Tanya Odoo: Bagaimana Flow Pembuatan Bill of Purchase (Invoice Supplier)?
Diposting pada 05 Jun 2026, 19:56
Halo rekan-rekan praktisi Odoo di sini!
Saya Fahmi dari perusahaan di Jakarta, kami baru-baru ini sedang mendalami penggunaan Odoo ERP untuk operasional harian. Sejauh ini cukup membantu, tapi saya ada satu ganjalan nih terkait proses akuntansi dan procurement.
Kami sedang mencari tahu bagaimana flow yang paling tepat dan benar untuk input 'Bill of Purchase' atau yang sering kita sebut sebagai 'Invoice Supplier' di Odoo. Jujur, agak bingung nih dari sisi mana paling efektif untuk memulainya agar tidak terjadi kesalahan atau dobel entry.
Apakah ada rekomendasi best practice-nya? Misalnya, apakah kita bisa langsung buat Bill of Purchase dari Purchase Order (PO) yang sudah divalidasi, atau ada tahapan penerimaan barang (Receipt) dulu yang harus diproses di modul Inventory sebelum Bill of Purchase dibuat? Khawatirnya nanti malah jadi jurnal yang salah kalau tidak sesuai flow yang seharusnya.
Mohon pencerahannya ya teman-teman, terutama bagi yang sudah terbiasa dengan proses ini di Odoo. Terima kasih banyak sebelumnya!
Balasan (1)
Halo Mas Fahmi, selamat datang di komunitas Odoo Indonesia! Senang sekali Mas Fahmi sudah mulai mendalami Odoo ERP dan menemukan manfaatnya.
Memang, alur pembuatan Bill of Purchase atau Invoice Supplier ini sering jadi pertanyaan penting, apalagi kalau ingin memastikan proses akuntansi dan procurement berjalan mulus tanpa dobel entry atau kesalahan jurnal. Jangan khawatir Mas, ini pertanyaan umum kok, dan Odoo punya best practice yang sangat solid untuk skenario ini.
Secara umum, alur yang paling direkomendasikan dan benar di Odoo untuk barang fisik (yang membutuhkan penerimaan barang) adalah melalui tahapan penerimaan barang (Receipt) dulu, baru kemudian dibuat Bill of Purchase-nya.
Yuk, kita bedah alurnya langkah demi langkah:
1. Pembuatan Purchase Order (PO)
Pertama, seperti biasa, Mas Fahmi dan tim akan membuat Purchase Order (PO) untuk barang atau jasa yang akan dibeli dari supplier. PO ini akan berisi detail barang, kuantitas, harga, dan supplier.
Setelah PO dibuat, pastikan PO tersebut divalidasi (`Confirm Order`) agar statusnya menjadi `Purchase Order`.
2. Penerimaan Barang (Goods Receipt)
Setelah supplier mengirim barang, tim gudang atau yang bertanggung jawab atas penerimaan akan memprosesnya di modul Inventory.
Mereka akan membuat dokumen penerimaan barang (`Receipt`) yang berasal dari PO tadi. Penting untuk memastikan kuantitas barang yang benar-benar diterima dicatat di sini.
Setelah barang dicatat diterima, status receipt akan menjadi `Done`. Ini adalah titik krusial karena Odoo akan memperbarui stok inventaris dan mencatat jurnal akuntansi persediaan (jika diset demikian).
3. Pembuatan Bill of Purchase (Invoice Supplier)
Nah, setelah barang diterima dan receipt di-`Done`, Mas Fahmi atau tim finance/procurement bisa kembali ke Purchase Order awal.
Di dalam PO tersebut, akan ada tombol `Create Bill` atau `Generate Bill` (tergantung versi Odoo) yang bisa diklik.
Ketika Mas Fahmi mengklik tombol tersebut, Odoo secara otomatis akan membuat draft Bill of Purchase. Yang menarik, Odoo akan mengisi baris-baris invoice berdasarkan kuantitas yang telah diterima (`Received Quantities`), bukan kuantitas yang dipesan (`Ordered Quantities`). Ini adalah kunci untuk menghindari pembayaran lebih atas barang yang belum diterima.
Setelah draft bill dibuat, Mas Fahmi bisa melakukan pengecekan ulang, mencocokkan dengan invoice fisik dari supplier, lalu validasi (`Confirm`) bill tersebut. Setelah divalidasi, jurnal akuntansi hutang usaha akan terbentuk.
Mengapa alur ini yang terbaik?
Akurasi Persediaan dan Harga Pokok: Dengan memproses penerimaan barang terlebih dahulu, Odoo memastikan bahwa persediaan yang tercatat di sistem benar-benar ada di gudang Anda. Selain itu, harga pokok (cost) persediaan akan diperbarui secara akurat sesuai dengan barang yang masuk.
Pencegahan Overpayment: Mas Fahmi tidak akan membayar supplier untuk barang yang belum diterima. Invoice yang dihasilkan akan didasarkan pada barang yang sudah ada di tangan, mengurangi risiko kerugian atau perselisihan dengan supplier.
Rekonsiliasi Otomatis: Odoo membantu merekonsiliasi antara apa yang dipesan (PO), apa yang diterima (Receipt), dan apa yang di-invoice (Bill). Ini sangat memudahkan proses audit dan pelaporan.
Jurnal Akuntansi yang Tepat: Setiap langkah dalam alur ini akan memicu jurnal akuntansi yang sesuai dan benar, mulai dari komitmen PO, penerimaan barang (peningkatan aset/inventory), hingga pembayaran hutang usaha.
Bisakah langsung buat Bill of Purchase dari PO tanpa Receipt?
Secara teknis, bisa saja di Odoo. Ada pengaturan di master data produk (tab `Purchase`) yang disebut `Invoicing Policy`. Jika Anda memilih `Ordered Quantities`, Odoo akan membiarkan Anda membuat Bill of Purchase dari PO berdasarkan kuantitas yang dipesan, bahkan sebelum barang diterima.
Namun, pendekatan ini tidak disarankan untuk pembelian barang fisik. Biasanya, ini digunakan untuk:
Pembelian jasa (di mana tidak ada "penerimaan fisik" barang).
Pembayaran uang muka (prepayment) di mana Anda ingin mencatat bill terlebih dahulu sebelum barang dikirim.
Untuk barang fisik, selalu pastikan `Invoicing Policy` di produk diset ke `Received Quantities` untuk mengikuti alur best practice yang saya jelaskan di atas.
Jadi, intinya Mas Fahmi, untuk menghindari kesalahan jurnal dan dobel entry, serta memastikan akurasi data yang optimal, selalu prioritaskan proses penerimaan barang (Receipt) sebelum membuat Bill of Purchase untuk setiap pembelian barang fisik.
Semoga pencerahan ini membantu Mas Fahmi dan tim dalam mengimplementasikan Odoo dengan lebih efektif ya! Kalau ada pertanyaan lebih lanjut, jangan sungkan bertanya lagi.
Memang, alur pembuatan Bill of Purchase atau Invoice Supplier ini sering jadi pertanyaan penting, apalagi kalau ingin memastikan proses akuntansi dan procurement berjalan mulus tanpa dobel entry atau kesalahan jurnal. Jangan khawatir Mas, ini pertanyaan umum kok, dan Odoo punya best practice yang sangat solid untuk skenario ini.
Secara umum, alur yang paling direkomendasikan dan benar di Odoo untuk barang fisik (yang membutuhkan penerimaan barang) adalah melalui tahapan penerimaan barang (Receipt) dulu, baru kemudian dibuat Bill of Purchase-nya.
Yuk, kita bedah alurnya langkah demi langkah:
1. Pembuatan Purchase Order (PO)
Pertama, seperti biasa, Mas Fahmi dan tim akan membuat Purchase Order (PO) untuk barang atau jasa yang akan dibeli dari supplier. PO ini akan berisi detail barang, kuantitas, harga, dan supplier.
Setelah PO dibuat, pastikan PO tersebut divalidasi (`Confirm Order`) agar statusnya menjadi `Purchase Order`.
2. Penerimaan Barang (Goods Receipt)
Setelah supplier mengirim barang, tim gudang atau yang bertanggung jawab atas penerimaan akan memprosesnya di modul Inventory.
Mereka akan membuat dokumen penerimaan barang (`Receipt`) yang berasal dari PO tadi. Penting untuk memastikan kuantitas barang yang benar-benar diterima dicatat di sini.
Setelah barang dicatat diterima, status receipt akan menjadi `Done`. Ini adalah titik krusial karena Odoo akan memperbarui stok inventaris dan mencatat jurnal akuntansi persediaan (jika diset demikian).
3. Pembuatan Bill of Purchase (Invoice Supplier)
Nah, setelah barang diterima dan receipt di-`Done`, Mas Fahmi atau tim finance/procurement bisa kembali ke Purchase Order awal.
Di dalam PO tersebut, akan ada tombol `Create Bill` atau `Generate Bill` (tergantung versi Odoo) yang bisa diklik.
Ketika Mas Fahmi mengklik tombol tersebut, Odoo secara otomatis akan membuat draft Bill of Purchase. Yang menarik, Odoo akan mengisi baris-baris invoice berdasarkan kuantitas yang telah diterima (`Received Quantities`), bukan kuantitas yang dipesan (`Ordered Quantities`). Ini adalah kunci untuk menghindari pembayaran lebih atas barang yang belum diterima.
Setelah draft bill dibuat, Mas Fahmi bisa melakukan pengecekan ulang, mencocokkan dengan invoice fisik dari supplier, lalu validasi (`Confirm`) bill tersebut. Setelah divalidasi, jurnal akuntansi hutang usaha akan terbentuk.
Mengapa alur ini yang terbaik?
Akurasi Persediaan dan Harga Pokok: Dengan memproses penerimaan barang terlebih dahulu, Odoo memastikan bahwa persediaan yang tercatat di sistem benar-benar ada di gudang Anda. Selain itu, harga pokok (cost) persediaan akan diperbarui secara akurat sesuai dengan barang yang masuk.
Pencegahan Overpayment: Mas Fahmi tidak akan membayar supplier untuk barang yang belum diterima. Invoice yang dihasilkan akan didasarkan pada barang yang sudah ada di tangan, mengurangi risiko kerugian atau perselisihan dengan supplier.
Rekonsiliasi Otomatis: Odoo membantu merekonsiliasi antara apa yang dipesan (PO), apa yang diterima (Receipt), dan apa yang di-invoice (Bill). Ini sangat memudahkan proses audit dan pelaporan.
Jurnal Akuntansi yang Tepat: Setiap langkah dalam alur ini akan memicu jurnal akuntansi yang sesuai dan benar, mulai dari komitmen PO, penerimaan barang (peningkatan aset/inventory), hingga pembayaran hutang usaha.
Bisakah langsung buat Bill of Purchase dari PO tanpa Receipt?
Secara teknis, bisa saja di Odoo. Ada pengaturan di master data produk (tab `Purchase`) yang disebut `Invoicing Policy`. Jika Anda memilih `Ordered Quantities`, Odoo akan membiarkan Anda membuat Bill of Purchase dari PO berdasarkan kuantitas yang dipesan, bahkan sebelum barang diterima.
Namun, pendekatan ini tidak disarankan untuk pembelian barang fisik. Biasanya, ini digunakan untuk:
Pembelian jasa (di mana tidak ada "penerimaan fisik" barang).
Pembayaran uang muka (prepayment) di mana Anda ingin mencatat bill terlebih dahulu sebelum barang dikirim.
Untuk barang fisik, selalu pastikan `Invoicing Policy` di produk diset ke `Received Quantities` untuk mengikuti alur best practice yang saya jelaskan di atas.
Jadi, intinya Mas Fahmi, untuk menghindari kesalahan jurnal dan dobel entry, serta memastikan akurasi data yang optimal, selalu prioritaskan proses penerimaan barang (Receipt) sebelum membuat Bill of Purchase untuk setiap pembelian barang fisik.
Semoga pencerahan ini membantu Mas Fahmi dan tim dalam mengimplementasikan Odoo dengan lebih efektif ya! Kalau ada pertanyaan lebih lanjut, jangan sungkan bertanya lagi.