Tanya nih: Cara Menambahkan User Baru di Odoo Beserta Pengaturan Hak Aksesnya
Diposting pada 09 Mar 2026, 05:30
Halo teman-teman praktisi Odoo di sini! Saya Diana, dari tim IT di perusahaan saya. Kami lagi lumayan aktif pakai Odoo ERP dan kebetulan ada penambahan staf baru di beberapa departemen, terutama Marketing dan Operasional.
Nah, saya lagi cari tahu nih, gimana ya cara yang paling efektif dan sesuai standar untuk menambahkan user baru di Odoo? Terutama, saya pengen tau step-by-stepnya, dari mulai bikin akun sampai setting hak aksesnya.
Apakah ada best practice tertentu terkait penentuan role atau user group agar mereka cuma bisa akses modul yang relevan saja (misalnya, Marketing hanya akses CRM, Operasional fokus di Inventory dan Purchases)? Mohon sharing pengalamannya ya, teman-teman. Terima kasih banyak sebelumnya!
Balasan (1)
Halo Kak Diana, selamat datang di komunitas Odoo Indonesia! Wah, senang sekali mendengar tim Kakak makin aktif pakai Odoo ERP dan ada penambahan staf baru. Itu artinya Odoo berhasil membantu operasional perusahaan.
Menambahkan user baru dan mengatur hak aksesnya adalah tugas yang sangat penting di Odoo, apalagi untuk menjaga keamanan dan efisiensi kerja. Jangan khawatir, caranya cukup straightforward kok! Yuk, kita bahas langkah-langkahnya secara detail dan beberapa best practice-nya.
### Langkah-Langkah Menambahkan User Baru di Odoo
Ini dia step-by-stepnya, dari awal sampai user siap pakai:
1. Login sebagai Administrator
Pastikan Kakak login ke Odoo dengan akun yang memiliki hak akses Administrator (biasanya akun yang pertama kali dibuat atau yang memiliki semua akses). Ini penting agar Kakak bisa mengakses menu pengaturan user.
2. Masuk ke Menu Pengaturan User
Setelah login, navigasikan ke:
Pilih menu Settings (ikon gerigi atau biasanya ada di sisi kiri).
Di dashboard Settings, Kakak akan melihat beberapa kategori. Cari bagian Users & Companies.
Kemudian, klik Manage Users atau Users.
3. Membuat User Baru
Di halaman daftar user, Kakak akan melihat tombol Create. Klik tombol ini.
Sekarang, Kakak akan dibawa ke formulir pembuatan user baru. Isi informasinya:
Name: Nama lengkap staf (misalnya, Budi Santoso).
Email: Ini sangat penting! Email ini akan digunakan sebagai Login untuk user tersebut. Pastikan emailnya aktif dan unik.
Phone: Nomor telepon staf (opsional, tapi bagus untuk data).
Mobile: Nomor ponsel staf (opsional).
Language: Bahasa antarmuka Odoo yang diinginkan user.
Password: Kakak bisa mengatur password awal di sini. Odoo juga bisa secara otomatis mengirim email undangan untuk user agar mereka bisa mengatur password mereka sendiri.
Companies: Jika Kakak mengaktifkan fitur multi-company, pastikan user dikaitkan dengan perusahaan yang benar.
4. Mengatur Hak Akses (Access Rights)
Ini adalah bagian paling krusial dan menjawab pertanyaan Kak Diana tentang penentuan role. Di formulir user tadi, ada tab bernama Access Rights. Di sinilah Kakak akan menentukan modul apa saja yang bisa diakses user tersebut.
Odoo menggunakan konsep User Groups. Setiap modul (Sales, Inventory, Accounting, dll.) memiliki grup-grup akses yang berbeda. Misalnya, untuk modul Sales (CRM), ada pilihan:
Sales: User: Own Documents Only (hanya bisa melihat/mengelola data Sales miliknya sendiri)
Sales: User: All Documents (bisa melihat/mengelola semua data Sales)
Sales: Administrator (punya kontrol penuh atas modul Sales, termasuk konfigurasi)
Contoh Penerapan untuk Tim Kakak:
Untuk Staf Marketing (fokus ke CRM):
Di bagian Sales, pilih User: All Documents (jika mereka perlu melihat performa tim) atau User: Own Documents Only (jika mereka hanya mengelola leads/opportunity mereka sendiri).
Mungkin tambahkan akses untuk Website (jika mereka mengelola konten atau blog).
Pastikan modul-modul lain seperti Accounting, Inventory, Purchase, atau Manufacturing tidak diaktifkan atau dibiarkan kosong, agar mereka tidak bisa mengaksesnya.
Untuk Staf Operasional (fokus ke Inventory dan Purchases):
Di bagian Inventory, pilih User (untuk melakukan operasi gudang) atau Manager (jika mereka juga bertanggung jawab atas konfigurasi stok atau pelaporan).
Di bagian Purchase, pilih User (untuk membuat dan mengelola purchase order) atau Administrator (jika mereka punya wewenang penuh).
Jika mereka juga terlibat dalam pengiriman, mungkin perlu akses Sales: User: Own Documents Only (untuk melihat sales order yang perlu diproses) atau hanya dari modul Inventory saja.
Sama seperti Marketing, pastikan modul lain yang tidak relevan seperti Accounting atau CRM tidak diaktifkan.
Beberapa Poin Penting dalam Penentuan Hak Akses:
Principle of Least Privilege: Berikan akses seminimal mungkin yang diperlukan user untuk menyelesaikan pekerjaannya. Ini adalah best practice terbaik untuk keamanan data.
User Type: Untuk kebanyakan user, biarkan sebagai Internal User.
Technical Features: Opsi ini biasanya hanya untuk tim IT atau developer. Jangan aktifkan untuk user biasa kecuali memang ada kebutuhan khusus yang sudah dipahami risikonya.
Multi-Companies: Jika perusahaan Kakak punya lebih dari satu perusahaan di Odoo, pastikan user hanya bisa melihat data perusahaan yang relevan dengan menunjuk perusahaan mereka di bagian "Allowed Companies".
5. Simpan (Save) User
Setelah semua informasi dan hak akses diatur, jangan lupa klik tombol Save. User baru Kakak sekarang sudah terdaftar dan siap untuk login. Kakak bisa meminta user untuk mencoba login dengan email dan password yang sudah diatur.
### Best Practice Tambahan:
Buat User Template (Tidak Langsung di Odoo): Jika Kakak sering menambahkan user dengan peran yang sama, Kakak bisa membuat catatan template hak akses di luar Odoo (misalnya di Excel atau Notion). Contoh: "Peran Marketing = Sales: All Documents, Website: Designer". Ini akan mempercepat proses dan mengurangi kesalahan.
Uji Coba Hak Akses: Sebelum memberikan akses penuh ke user, coba login dengan akun user yang baru dibuat dan pastikan mereka hanya bisa melihat dan mengakses modul sesuai yang diinginkan. Ini penting untuk verifikasi.
Review Berkala: Hak akses user sebaiknya ditinjau secara berkala (misalnya setiap 6 bulan atau ketika ada perubahan peran/departemen).
Semoga panduan ini membantu Kak Diana dalam menambahkan user baru dan mengatur hak akses di Odoo ya! Jika ada pertanyaan lebih lanjut atau ingin eksplorasi lebih dalam tentang skenario tertentu, jangan ragu untuk bertanya lagi di sini. Selamat ber-Odoo ria!
Menambahkan user baru dan mengatur hak aksesnya adalah tugas yang sangat penting di Odoo, apalagi untuk menjaga keamanan dan efisiensi kerja. Jangan khawatir, caranya cukup straightforward kok! Yuk, kita bahas langkah-langkahnya secara detail dan beberapa best practice-nya.
### Langkah-Langkah Menambahkan User Baru di Odoo
Ini dia step-by-stepnya, dari awal sampai user siap pakai:
1. Login sebagai Administrator
Pastikan Kakak login ke Odoo dengan akun yang memiliki hak akses Administrator (biasanya akun yang pertama kali dibuat atau yang memiliki semua akses). Ini penting agar Kakak bisa mengakses menu pengaturan user.
2. Masuk ke Menu Pengaturan User
Setelah login, navigasikan ke:
Pilih menu Settings (ikon gerigi atau biasanya ada di sisi kiri).
Di dashboard Settings, Kakak akan melihat beberapa kategori. Cari bagian Users & Companies.
Kemudian, klik Manage Users atau Users.
3. Membuat User Baru
Di halaman daftar user, Kakak akan melihat tombol Create. Klik tombol ini.
Sekarang, Kakak akan dibawa ke formulir pembuatan user baru. Isi informasinya:
Name: Nama lengkap staf (misalnya, Budi Santoso).
Email: Ini sangat penting! Email ini akan digunakan sebagai Login untuk user tersebut. Pastikan emailnya aktif dan unik.
Phone: Nomor telepon staf (opsional, tapi bagus untuk data).
Mobile: Nomor ponsel staf (opsional).
Language: Bahasa antarmuka Odoo yang diinginkan user.
Password: Kakak bisa mengatur password awal di sini. Odoo juga bisa secara otomatis mengirim email undangan untuk user agar mereka bisa mengatur password mereka sendiri.
Companies: Jika Kakak mengaktifkan fitur multi-company, pastikan user dikaitkan dengan perusahaan yang benar.
4. Mengatur Hak Akses (Access Rights)
Ini adalah bagian paling krusial dan menjawab pertanyaan Kak Diana tentang penentuan role. Di formulir user tadi, ada tab bernama Access Rights. Di sinilah Kakak akan menentukan modul apa saja yang bisa diakses user tersebut.
Odoo menggunakan konsep User Groups. Setiap modul (Sales, Inventory, Accounting, dll.) memiliki grup-grup akses yang berbeda. Misalnya, untuk modul Sales (CRM), ada pilihan:
Sales: User: Own Documents Only (hanya bisa melihat/mengelola data Sales miliknya sendiri)
Sales: User: All Documents (bisa melihat/mengelola semua data Sales)
Sales: Administrator (punya kontrol penuh atas modul Sales, termasuk konfigurasi)
Contoh Penerapan untuk Tim Kakak:
Untuk Staf Marketing (fokus ke CRM):
Di bagian Sales, pilih User: All Documents (jika mereka perlu melihat performa tim) atau User: Own Documents Only (jika mereka hanya mengelola leads/opportunity mereka sendiri).
Mungkin tambahkan akses untuk Website (jika mereka mengelola konten atau blog).
Pastikan modul-modul lain seperti Accounting, Inventory, Purchase, atau Manufacturing tidak diaktifkan atau dibiarkan kosong, agar mereka tidak bisa mengaksesnya.
Untuk Staf Operasional (fokus ke Inventory dan Purchases):
Di bagian Inventory, pilih User (untuk melakukan operasi gudang) atau Manager (jika mereka juga bertanggung jawab atas konfigurasi stok atau pelaporan).
Di bagian Purchase, pilih User (untuk membuat dan mengelola purchase order) atau Administrator (jika mereka punya wewenang penuh).
Jika mereka juga terlibat dalam pengiriman, mungkin perlu akses Sales: User: Own Documents Only (untuk melihat sales order yang perlu diproses) atau hanya dari modul Inventory saja.
Sama seperti Marketing, pastikan modul lain yang tidak relevan seperti Accounting atau CRM tidak diaktifkan.
Beberapa Poin Penting dalam Penentuan Hak Akses:
Principle of Least Privilege: Berikan akses seminimal mungkin yang diperlukan user untuk menyelesaikan pekerjaannya. Ini adalah best practice terbaik untuk keamanan data.
User Type: Untuk kebanyakan user, biarkan sebagai Internal User.
Technical Features: Opsi ini biasanya hanya untuk tim IT atau developer. Jangan aktifkan untuk user biasa kecuali memang ada kebutuhan khusus yang sudah dipahami risikonya.
Multi-Companies: Jika perusahaan Kakak punya lebih dari satu perusahaan di Odoo, pastikan user hanya bisa melihat data perusahaan yang relevan dengan menunjuk perusahaan mereka di bagian "Allowed Companies".
5. Simpan (Save) User
Setelah semua informasi dan hak akses diatur, jangan lupa klik tombol Save. User baru Kakak sekarang sudah terdaftar dan siap untuk login. Kakak bisa meminta user untuk mencoba login dengan email dan password yang sudah diatur.
### Best Practice Tambahan:
Buat User Template (Tidak Langsung di Odoo): Jika Kakak sering menambahkan user dengan peran yang sama, Kakak bisa membuat catatan template hak akses di luar Odoo (misalnya di Excel atau Notion). Contoh: "Peran Marketing = Sales: All Documents, Website: Designer". Ini akan mempercepat proses dan mengurangi kesalahan.
Uji Coba Hak Akses: Sebelum memberikan akses penuh ke user, coba login dengan akun user yang baru dibuat dan pastikan mereka hanya bisa melihat dan mengakses modul sesuai yang diinginkan. Ini penting untuk verifikasi.
Review Berkala: Hak akses user sebaiknya ditinjau secara berkala (misalnya setiap 6 bulan atau ketika ada perubahan peran/departemen).
Semoga panduan ini membantu Kak Diana dalam menambahkan user baru dan mengatur hak akses di Odoo ya! Jika ada pertanyaan lebih lanjut atau ingin eksplorasi lebih dalam tentang skenario tertentu, jangan ragu untuk bertanya lagi di sini. Selamat ber-Odoo ria!