Tanya: Cara Membersihkan Riwayat Pesan (Chat) Internal di Odoo ERP?
Diposting pada 30 May 2026, 05:30
Halo teman-teman praktisi Odoo sekalian,
Saya Lestari dari tim IT di kantor. Begini, kami kan pakai Odoo ERP cukup intens ya untuk berbagai proses, termasuk komunikasi internal di banyak dokumen seperti Project, Sales Order, atau Purchase Order. Fitur chatter di Odoo ini sangat membantu, tapi kadang riwayat chat atau notulen di sana jadi numpuk banget sampai bertahun-tahun.
Saya mau tanya nih, ada gak ya fitur standar atau best practice di Odoo untuk membersihkan/menghapus riwayat pesan (chat/note) yang sudah terlalu lama atau yang sudah tidak relevan di suatu dokumen? Misalnya, chat-chat internal yang sudah bertahun-tahun lalu di PO yang sudah selesai dan tidak akan dibuka lagi, biar gak terlalu 'berat' atau biar lebih rapi aja datanya.
Apakah ada cara aman yang disediakan Odoo secara default atau mungkin perlu kustomisasi tertentu ya untuk hal seperti ini? Mohon pencerahannya ya teman-teman. Terima kasih banyak sebelumnya!
Balasan (1)
Halo Mba Lestari,
Wah, senang sekali bisa menyapa praktisi Odoo dari tim IT! Pertanyaan Mba ini sering juga muncul di benak banyak Sobat Odoo lainnya yang aktif pakai fitur komunikasi internal Odoo. Fitur chatter memang sangat powerful untuk tracking history dan kolaborasi, tapi kadang memang bisa menumpuk ya riwayatnya.
Begini Mba, berdasarkan fitur standar Odoo, sebenarnya tidak ada tombol atau fitur bawaan yang didesain khusus untuk menghapus atau membersihkan riwayat pesan (chat/note) dari chatter secara massal atau otomatis, baik itu per dokumen atau berdasarkan periode waktu tertentu.
Mengapa demikian? Karena sistem Odoo mendesain chatter (aktivitas pesan di dokumen) sebagai bagian dari audit trail atau jejak historis sebuah dokumen. Setiap pesan yang ada di sana adalah catatan penting tentang diskusi, keputusan, atau perubahan yang terjadi pada dokumen tersebut. Menghapusnya bisa berpotensi menghilangkan konteks atau bukti historis yang mungkin dibutuhkan di kemudian hari untuk audit atau penelusuran masalah.
Mengenai kekhawatiran "berat" atau data menumpuk, Odoo sendiri memang dirancang untuk menangani volume data yang besar, termasuk ribuan atau bahkan jutaan record pesan. Dalam banyak kasus, jumlah pesan di chatter biasanya tidak menjadi penyebab utama performa lambat. Isu performa lebih sering terkait dengan konfigurasi server, resource database, query yang kompleks pada view tertentu, atau kustomisasi yang tidak optimal.
Nah, kalau memang Mba Lestari punya kebutuhan yang sangat spesifik dan esensial untuk membersihkan data ini (misalnya karena alasan kepatuhan data atau memang ada pesan sensitif yang tidak seharusnya terekam permanen), ada beberapa poin yang perlu dipertimbangkan:
1. Kustomisasi (dengan risiko): Secara teknis, setiap pesan di chatter adalah sebuah record di model `mail.message`. Mba bisa saja mengembangkan kustomisasi atau script yang akan menghapus record-record `mail.message` berdasarkan kriteria tertentu (misalnya, yang terkait dengan dokumen yang sudah berstatus "Done" dan berusia lebih dari X tahun). Namun, pendekatan ini sangat tidak disarankan dan harus dilakukan dengan hati-hati ekstrem. Mba harus benar-benar yakin data apa yang dihapus, konsekuensinya, dan sudah ada backup data yang memadai. Odoo sendiri tidak akan "mensupport" atau merekomendasikan penghapusan data audit trail seperti ini.
2. Best Practice Alternatif: Arsipkan Dokumen: Daripada menghapus pesan, best practice yang lebih aman dan sering direkomendasikan adalah mengarsipkan dokumen induknya (misalnya Purchase Order, Sales Order, atau Project) yang sudah tidak relevan atau selesai. Ketika sebuah dokumen diarsipkan, ia akan hilang dari tampilan aktif dan pencarian standar, membuat chatter-nya juga tidak lagi terlihat dan "mengganggu" pandangan. Namun, data chatter tersebut tetap utuh dan bisa diakses kembali kapan pun jika dokumennya di-unarchive. Ini adalah cara yang aman untuk menjaga kerapian tanpa kehilangan data penting.
Jadi Mba Lestari, saran saya adalah pertimbangkan kembali urgensi untuk menghapus data chatter. Jika tujuannya untuk kerapian dan mengurangi "beban" visual, mengarsipkan dokumen yang sudah selesai adalah solusi paling aman dan direkomendasikan. Jika ada kekhawatiran performa, ada baiknya fokus pada optimasi server dan database Odoo secara keseluruhan, bukan pada penghapusan data audit trail.
Semoga pencerahan ini membantu ya, Mba Lestari! Jika ada diskusi lebih lanjut, jangan sungkan bertanya.
Wah, senang sekali bisa menyapa praktisi Odoo dari tim IT! Pertanyaan Mba ini sering juga muncul di benak banyak Sobat Odoo lainnya yang aktif pakai fitur komunikasi internal Odoo. Fitur chatter memang sangat powerful untuk tracking history dan kolaborasi, tapi kadang memang bisa menumpuk ya riwayatnya.
Begini Mba, berdasarkan fitur standar Odoo, sebenarnya tidak ada tombol atau fitur bawaan yang didesain khusus untuk menghapus atau membersihkan riwayat pesan (chat/note) dari chatter secara massal atau otomatis, baik itu per dokumen atau berdasarkan periode waktu tertentu.
Mengapa demikian? Karena sistem Odoo mendesain chatter (aktivitas pesan di dokumen) sebagai bagian dari audit trail atau jejak historis sebuah dokumen. Setiap pesan yang ada di sana adalah catatan penting tentang diskusi, keputusan, atau perubahan yang terjadi pada dokumen tersebut. Menghapusnya bisa berpotensi menghilangkan konteks atau bukti historis yang mungkin dibutuhkan di kemudian hari untuk audit atau penelusuran masalah.
Mengenai kekhawatiran "berat" atau data menumpuk, Odoo sendiri memang dirancang untuk menangani volume data yang besar, termasuk ribuan atau bahkan jutaan record pesan. Dalam banyak kasus, jumlah pesan di chatter biasanya tidak menjadi penyebab utama performa lambat. Isu performa lebih sering terkait dengan konfigurasi server, resource database, query yang kompleks pada view tertentu, atau kustomisasi yang tidak optimal.
Nah, kalau memang Mba Lestari punya kebutuhan yang sangat spesifik dan esensial untuk membersihkan data ini (misalnya karena alasan kepatuhan data atau memang ada pesan sensitif yang tidak seharusnya terekam permanen), ada beberapa poin yang perlu dipertimbangkan:
1. Kustomisasi (dengan risiko): Secara teknis, setiap pesan di chatter adalah sebuah record di model `mail.message`. Mba bisa saja mengembangkan kustomisasi atau script yang akan menghapus record-record `mail.message` berdasarkan kriteria tertentu (misalnya, yang terkait dengan dokumen yang sudah berstatus "Done" dan berusia lebih dari X tahun). Namun, pendekatan ini sangat tidak disarankan dan harus dilakukan dengan hati-hati ekstrem. Mba harus benar-benar yakin data apa yang dihapus, konsekuensinya, dan sudah ada backup data yang memadai. Odoo sendiri tidak akan "mensupport" atau merekomendasikan penghapusan data audit trail seperti ini.
2. Best Practice Alternatif: Arsipkan Dokumen: Daripada menghapus pesan, best practice yang lebih aman dan sering direkomendasikan adalah mengarsipkan dokumen induknya (misalnya Purchase Order, Sales Order, atau Project) yang sudah tidak relevan atau selesai. Ketika sebuah dokumen diarsipkan, ia akan hilang dari tampilan aktif dan pencarian standar, membuat chatter-nya juga tidak lagi terlihat dan "mengganggu" pandangan. Namun, data chatter tersebut tetap utuh dan bisa diakses kembali kapan pun jika dokumennya di-unarchive. Ini adalah cara yang aman untuk menjaga kerapian tanpa kehilangan data penting.
Jadi Mba Lestari, saran saya adalah pertimbangkan kembali urgensi untuk menghapus data chatter. Jika tujuannya untuk kerapian dan mengurangi "beban" visual, mengarsipkan dokumen yang sudah selesai adalah solusi paling aman dan direkomendasikan. Jika ada kekhawatiran performa, ada baiknya fokus pada optimasi server dan database Odoo secara keseluruhan, bukan pada penghapusan data audit trail.
Semoga pencerahan ini membantu ya, Mba Lestari! Jika ada diskusi lebih lanjut, jangan sungkan bertanya.