Di banyak perusahaan, info penting sering tercecer dan membuat tim kehilangan konteks dan waktu untuk mencari ulang. Odoo Discuss hadir untuk jadi pusat komunikasi internal yang terintegrasi langsung dengan modul-modul Odoo lain (CRM, Project, Sales, dll.), sehingga percakapan terkait order, tugas, atau tiket support muncul di satu tempat yang sama dengan data bisnis Anda.
Trik Memakai Odoo Discuss untuk Komunikasi Internal
Berikut ini beberapa trik praktis dan kebiasaan kerja yang membuat pemanfaatan odoo discuss jadi maksimal untuk tim Anda:
1. Buat channel sesuai konteks
Jangan buat channel berantakan. Strukturkan channel berdasarkan tim (Finance, Ops), proyek (Project A), atau fungsi (Support – VIP Clients). Saat membuat channel, tentukan deskripsi dan aturan posting supaya anggota tahu kapan pakai channel itu. Channel yang jelas memudahkan anggota untuk bergabung sesuai relevansi — bukan semua orang ikut semua percakapan.
2. Gunakan @mention & tag
Jika Anda membutuhkan konfirmasi dari satu orang, pakai @nama. Untuk notifikasi kelompok tertentu, gunakan tag atau sebutkan nama channel. Ini untuk mencegah semua orang menerima notifikasi yang tidak relevan, sekaligus memastikan bahwa tugas penting cepat ditangani.
3. Integrasikan notifikasi Odoo ke inbox Discuss
Salah satu keunggulan dari Odoo Discuss adalah semua notifikasi seperti sales orders, purchase approvals, ticket updates, hingga reminder tugas berada dalam satu kotak inbox. Pastikan bahwa notifikasi yang relevan diaktifkan agar tim tidak perlu cek banyak modul hanya untuk tahu perubahan status. Ini menghemat waktu dan mengurangi risiko ketinggalan info.
4. Atur kanal pengumuman dan channel read-only
Untuk pengumuman manajemen atau SOP, buat channel khusus yang hanya admin saja yang boleh posting (read-only untuk anggota). Hal ini untuk menjaga pesan penting tidak tenggelam di rantai chat biasa. Gunakan juga pinned messages untuk menyimpan dokumen rujukan (jadwal, link SOP, contact person).
5. Manfaatkan fitur file sharing & drag-drop
Ketika diskusi memerlukan dokumen (invoice, screenshot error, kontrak), lampirkan file langsung di thread terkait. Karena Discuss terintegrasi, maka file yang dilampirkan bisa langsung di-attach ke record (mis. ticket atau task) sehingga jejak percakapan dan bukti tersimpan bersama data bisnis.
6. Gunakan group DM & private channels
Topik sensitif seperti gaji, isu HR, dan pembicaraan strategi sebaiknya didiskusikan di dalam private channel atau group DM. Fitur ini untuk membantu mengontrol akses dan mencegah kebocoran informasi yang seharusnya terbatas.
7. Atur status & snooze notifikasi
Agar tidak terganggu saat deep work, gunakan fitur status (Do Not Disturb) atau snooze notifikasi. Tim juga harus sepakat mengenai kode perilaku, misalnya balasan non-urgent maksimal 4 jam, kecuali ada @mention. Disiplin kecil ini dapat membantu meningkatkan produktivitas tim.
8. Manfaatkan audio/video call
Odoo Discuss mendukung panggilan suara/video yang berguna untuk quick alignment. Namun, panggilan real-time sensitif terhadap NAT/RTC/layanan pihak ketiga (mis. Twilio) — pastikan bahwa infrastruktur dan konfigurasi sudah diuji sebelum mengandalkan fitur ini untuk mengadakan rapat penting.
9. Buat SOP dan adakan onboarding
Agar adoption lancar, siapkan panduan 1-halaman mengenai kapan membuat channel baru, tata cara mention, aturan file naming, dan SLA balasan. Lakukan juga onboarding singkat untuk user baru supaya mereka paham manfaat Discuss dan tidak kembali memakai aplikasi terpisah.
Kesimpulan
Dengan struktur channel yang rapi, kebiasaan menyertakan konteks & lampiran, pengaturan notifikasi yang cermat, dan integrasi ke modul Odoo lain, odoo discuss berubah dari sekadar chat menjadi alat manajemen komunikasi yang tercatat dan bisa ditindaklanjuti.
Ingin tim Anda mulai berkomunikasi lebih cepat, rapi, dan terintegrasi? Gunakan Odoo Discuss sekarang dengan menghubungi customer service kami untuk demo, setup channel terbaik sesuai organisasi Anda, dan paket training singkat agar semua tim langsung paham.
