Dalam operasional bisnis sehari-hari, keputusan-keputusan penting sering kali tidak bisa langsung disetujui oleh satu orang saja. Misalnya, pengajuan pembelian dalam jumlah besar mungkin harus disetujui oleh supervisor terlebih dulu, lalu diteruskan ke manajer, dan terakhir ke direktur. Mekanisme ini dikenal dengan approval berjenjang atau multi-level approval, dan menjadi hal penting untuk memastikan kontrol internal tetap terjaga.
Tapi bagaimana jika perusahaan Anda ingin menerapkan sistem ini secara otomatis, tanpa harus terus-menerus mengandalkan komunikasi manual lewat email atau chat? Di sinilah Odoo ERP hadir sebagai solusi. Dengan fitur approval-nya yang fleksibel dan bisa dikustomisasi, Anda dapat mengatur jalur persetujuan sesuai struktur organisasi perusahaan tanpa repot coding rumit.
Apa Itu Approval Berjenjang?
Approval berjenjang adalah proses persetujuan yang dilakukan lebih dari satu pihak secara berurutan. Setiap level manajemen punya batasan kewenangan masing-masing, dan setiap keputusan harus melewati satu atau beberapa tahapan sebelum benar-benar disetujui dan dijalankan. Odoo memungkinkan Anda untuk mengatur proses ini secara otomatis di berbagai modul, mulai dari pembelian, pengeluaran, cuti, dan permintaan internal lainnya.
Manfaat Menggunakan Approval Berjenjang di Odoo
Berikut ini beberapa manfaat penting dari fitur approval berjenjang Odoo bagi perusahaan:
1. Kontrol Pengeluaran dan Keputusan
Dengan sistem approval yang jelas, perusahaan bisa menghindari keputusan impulsif atau yang keluar dari kebijakan. Semua proses bisa ditelusuri secara transparan.
2. Hemat Waktu dan Minim Salah Prosedur
Tidak perlu lagi cetak dokumen fisik atau bolak-balik konfirmasi via email. Semua notifikasi approval muncul langsung di dashboard pengguna sesuai peran mereka.
3. Bisa Disesuaikan dengan Struktur Organisasi
Odoo memungkinkan Anda mengatur siapa saja yang terlibat dalam approval berdasarkan jabatan, departemen, atau jumlah nominal yang diajukan.
4. Bisa Diintegrasikan ke Modul Lain
Fitur approval bisa diintegrasikan dengan modul Purchase, Expense, Time Off, bahkan hingga Sales. Jadi tidak perlu mengatur ulang satu per satu di tiap modul, karena sistemnya sudah menyatu.
Caraa Membuat Approval Berjenjang di Odoo ERP
Berikut ini langkah-langkah untuk membuat sistem approval berjenjang menggunakan Odoo ERP:
1. Aktifkan Modul Approval
Pertama-tama, pastikan Anda sudah menginstal dan mengaktifkan modul Approval di Odoo. Modul ini adalah dasar dari semua alur persetujuan yang akan Anda buat nantinya.
2. Buat Tipe Approval Baru
Masuk ke menu Approvals → Approval Types, lalu klik Create. Di sini Anda bisa menentukan jenis permintaan approvals (misalnya “Pengadaan Barang” atau “Pengeluaran Lebih dari 10 Juta”).
3. Atur Level Persetujuan
Di bagian “Approvers”, Anda bisa menambahkan lebih dari satu level persetujuan. Tentukan siapa saja yang harus menyetujui permintaan tersebut dan urutkan berdasarkan level mereka.
4. Tambahkan Kondisi atau Batasan
Anda juga bisa menambahkan batasan berdasarkan nilai nominal. Misalnya, jika nominal di bawah 5 juta maka hanya perlu satu approval, tetapi jika di atas 10 juta maka harus disetujui oleh dua level manajer.
5. Uji dan Jalankan
Setelah semua pengaturan selesai, cobalah ajukan satu permintaan untuk menguji apakah approval berjenjang sudah berjalan sesuai dengan alur yang telah dibuat. Pastikan bahwa setiap pengguna mendapat notifikasi dan akses sesuai peran mereka.
Saatnya Buat Proses Bisnis Anda Lebih Tertata
Tidak perlu lagi khawatir soal proses persetujuan yang lambat atau tidak terkontrol. Dengan fitur approval berjenjang di Odoo, semua proses bisa berjalan otomatis dan transparan. Anda hanya perlu mengatur satu kali, dan selanjutnya sistem yang akan bekerja untuk Anda.
Yuk, mulai buat alur kerja perusahaan Anda jadi lebih efisien dan tertata. Hubungi customer service kami sekarang untuk informasi implementasi Odoo sesuai kebutuhan bisnis Anda!
