Dalam aktivitas operasional bisnis, terutama di bagian penjualan, mengelola internal notes antar staf menjadi elemen tidak kalah penting. Sering kali kasir, supervisor, atau staf gudang perlu menyisipkan catatan singkat untuk menandai hal-hal khusus — misalnya permintaan pelanggan, kondisi produk, atau instruksi pengemasan. Namun, tanpa sistem yang terintegrasi, catatan tersebut bisa tercecer, tidak terbaca, atau bahkan hilang sama sekali.
Untungnya, Odoo memiliki solusi praktis melalui fitur internal notes yang kini dapat dibuat dalam bentuk pre-defined pada modul POS. Fitur ini membantu mencatat informasi penting secara cepat sehingga komunikasi antar staf lebih efisien dan meminimalkan kesalahan.
Apa Itu Internal Notes di POS Odoo?
Fitur internal notes di Odoo berfungsi sebagai catatan khusus yang hanya dapat dilihat oleh staf internal—tidak ditampilkan di struk pelanggan. Dengan begitu, tim bisa berbagi informasi penting seputar transaksi tanpa mengganggu tampilan nota penjualan.
Pada versi terbaru, Odoo memungkinkan pengguna untuk membuat pre-defined internal notes, yaitu catatan yang sudah disiapkan sebelumnya. Hal ini sangat berguna bagi bisnis yang memiliki pola catatan berulang, seperti:
- “Periksa stok sebelum dikirim.”
- “Produk ini memiliki masa kadaluarsa pendek.”
- “Gunakan kemasan khusus untuk pelanggan VIP.”
Dengan sistem ini, kasir hanya perlu memilih dari daftar catatan yang tersedia, bukan mengetik ulang setiap kali.
Manfaat Menggunakan Pre-Defined Internal Notes
Mengelola catatan internal secara terstruktur memberikan banyak keuntungan, antara lain:
- Efisiensi operasional – Proses pencatatan lebih cepat karena catatan sudah disiapkan.
- Konsistensi informasi – Setiap staf menggunakan format dan isi catatan yang sama.
- Minim kesalahan komunikasi – Tidak ada instruksi penting yang terlewat.
- Pelacakan transaksi yang lebih mudah – Semua catatan tersimpan di sistem dan bisa ditinjau kembali kapan saja.
Bagi bisnis retail atau F&B dengan banyak staf, fitur ini dapat meningkatkan kecepatan pelayanan tanpa mengorbankan ketelitian informasi internal.
Cara Mengatur Pre-Defined Internal Notes di POS Odoo
Untuk mengaktifkan dan menggunakan fitur internal notes di POS, berikut ini caranya:
- Dari dashboard Odoo, buka aplikasi Point of Sale. Pastikan Anda memiliki hak akses sebagai Manager POS.
- Pilih Configuration → Point of Sale → lalu pilih outlet atau sesi POS yang ingin Anda atur.
- Di bagian Settings, aktifkan opsi Internal Notes. Beberapa versi Odoo menampilkan fitur ini di bawah subbagian Order Management.
- Setelah fitur aktif, Anda akan menemukan menu untuk menambahkan daftar catatan yang bisa dipilih secara otomatis. Misalnya “Pesanan ini untuk take-away, bukan dine-in.”
- Saat kasir membuat pesanan di antarmuka POS, akan muncul opsi untuk menambahkan internal note. Pilih salah satu dari daftar pre-defined notes atau tambahkan catatan manual jika diperlukan.
- Setelah transaksi selesai, catatan tersebut otomatis tersimpan di backend dan bisa diakses oleh manajer untuk keperluan audit atau laporan internal.
Tips Mengoptimalkan Fitur Internal Notes di POS
Berikut ini beberapa tips agar fitur internal notes di Odoo bekerja lebih maksimal:
- Buat kategori catatan berdasarkan jenis transaksi, misalnya delivery, packaging, atau customer request.
- Review dan perbarui daftar pre-defined notes secara berkala agar tetap relevan.
- Gunakan bahasa yang singkat dan jelas agar mudah dipahami oleh semua staf.
- Integrasikan fitur ini dengan pelatihan kasir agar penggunaan POS lebih efisien.
Dengan penerapan yang konsisten, internal notes bisa menjadi alat komunikasi internal yang kuat sekaligus mendukung standar operasional bisnis Anda.
Kesimpulan
Fitur internal notes di POS Odoo adalah solusi untuk meningkatkan komunikasi internal antar staf tanpa mengganggu alur transaksi. Dengan pre-defined notes, setiap instruksi bisa ditulis secara cepat, rapi, dan seragam, sehingga bisnis dapat berjalan lebih efisien dan profesional. Hubungi customer service kami sekarang untuk mendapatkan demo langsung dan temukan bagaimana Odoo bisa mengoptimalkan operasional bisnis Anda.
