Dalam dunia bisnis modern, efisiensi administrasi penting untuk menjaga alur kerja tetap cepat dan profesional. Salah satu proses yang sering memakan waktu adalah pengumpulan tanda tangan dokumen — mulai dari kontrak kerja, perjanjian pelanggan, hingga persetujuan internal. Odoo 18 menghadirkan fitur Signature Request yang memungkinkan Anda meminta, mengelola, dan memverifikasi tanda tangan digital langsung dari sistem ERP.
Dengan fitur ini, Anda tidak perlu lagi mencetak dokumen, menunggu tanda tangan fisik, atau bolak-balik mengirim file melalui email. Semua bisa dilakukan secara digital, cepat, dan aman. Baik untuk divisi HR, legal, sales, maupun finance — fitur ini membantu memangkas waktu administratif dan mengurangi risiko dokumen tercecer.
Apa Itu Signature Request di Odoo 18?
Signature Request di Odoo adalah fitur yang memungkinkan pengguna mengirim permintaan tanda tangan digital langsung melalui platform ERP. Setiap dokumen, seperti kontrak kerja, quotation, invoice, atau NDA, dapat dikonversi menjadi dokumen elektronik yang bisa ditandatangani secara online oleh pihak terkait.
Menariknya, sistem Odoo akan mencatat seluruh proses tanda tangan — mulai dari siapa yang menandatangani, kapan waktu penandatanganan dilakukan, hingga status dokumen. Hal ini menjadikan dokumen digital memiliki validitas dan keamanan yang lebih baik.
Selain itu, Signature Request di Odoo juga sudah terintegrasi dengan modul lain, seperti Sales, HR, Documents, dan Accounting, sehingga Anda bisa langsung mengirim permintaan tanda tangan tanpa harus keluar dari modul tersebut.
Keunggulan Menggunakan Signature Request di Odoo
Mengapa banyak perusahaan mulai beralih ke tanda tangan digital di Odoo? Berikut beberapa keunggulannya:
- Efisiensi waktu: Dokumen dapat ditandatangani kapanpun tanpa bertemu langsung.
- Ramah lingkungan: Tidak perlu kertas, tinta, atau dokumen fisik.
- Keamanan terjamin: Odoo menyimpan data audit untuk setiap tanda tangan.
- Terintegrasi otomatis: Setelah dokumen ditandatangani, statusnya akan diperbarui secara real-time di modul terkait.
- Mendukung banyak penandatangan: Anda bisa mengirim satu dokumen untuk beberapa orang sekaligus.
Cara Setup Fitur Signature Request di Odoo 18
Berikut ini langkah-langkah mengatur dan menggunakan fitur Signature Request di Odoo 18:
- Buka menu Apps, lalu cari dan instal modul Sign jika belum tersedia di sistem Anda.
- Masuk ke Sign → Templates dan buat template baru. Anda dapat mengunggah file PDF atau membuatnya langsung di Odoo.
- Setelah template dibuat, klik area yang ingin diisi tanda tangan dan tambahkan elemen seperti Signature, Initials, Date, atau Text Field.
- Tekan tombol Send Request dan masukkan alamat email penerima tanda tangan. Anda dapat menambahkan pesan khusus jika diperlukan.
- Setelah dikirim, Anda bisa melihat status dokumen — apakah sudah dibuka, ditandatangani, atau masih menunggu.
- Setelah semua tanda tangan diterima, dokumen akan otomatis tersimpan di Documents atau Attachments sesuai pengaturan Anda.
Tips Agar Proses Signature Request Lebih Efisien
Berikut ini beberapa tips dalam memaksimalkan fitur tanda tangan digital di Odoo:
- Gunakan template standar untuk dokumen yang sering digunakan, seperti kontrak kerja atau surat penawaran.
- Aktifkan reminder otomatis agar penerima tidak lupa menandatangani.
- Pastikan bahwa akses keamanan sudah diatur dengan benar agar hanya pihak tertentu yang dapat melihat atau menandatangani dokumen.
- Integrasikan dengan Odoo Email untuk mengirim notifikasi otomatis ke pihak terkait.
Kesimpulan
Dengan adanya fitur Signature Request di Odoo 18, proses administrasi menjadi jauh lebih cepat, aman, dan profesional. Anda tidak perlu lagi mencetak, memindai, atau menunggu tanda tangan manual. Semua bisa dilakukan dalam satu sistem yang terintegrasi dan efisien. Hubungi customer service kami hari ini untuk konsultasi dan demo langsung bagaimana Odoo dapat membantu mempercepat alur kerja di perusahaan Anda.
