Dalam dunia bisnis, terutama di sektor B2B atau penjualan dengan nilai transaksi besar, penggunaan sistem down payment atau uang muka sudah menjadi hal yang umum. Ini memungkinkan perusahaan untuk mengamankan komitmen dari pelanggan sebelum seluruh produk atau jasa diserahkan. Dengan cara ini, alur kas tetap terjaga dan risiko pembatalan mendadak bisa diminimalkan.
Namun, mengelola uang muka bukan sekadar mencatat angka pembayaran di awal. Di balik itu, ada proses yang perlu ditangani secara sistematis—mulai dari pencatatan, penerbitan invoice uang muka, pelacakan pelunasan, hingga integrasi ke laporan keuangan. Jika tidak dikelola dengan baik, bisa terjadi ketidaksesuaian antara invoice dan pembayaran, atau bahkan pengakuan pendapatan yang tidak tepat.
Nah, di sinilah Odoo ERP menawarkan solusi praktis dan otomatis. Modul penjualannya menyediakan fitur khusus untuk mengelola down payment dengan mudah, akurat, dan terintegrasi dengan modul akuntansi serta inventory.
Kenapa Down Payment Penting Dikelola dengan Sistem?
Sebelum membahas teknisnya, mari kita bahas sedikit manfaat mengelola uang muka menggunakan sistem ERP seperti Odoo:
- Transparansi: Semua proses tercatat otomatis dan bisa ditelusuri kapan pun.
- Menghindari duplikasi pembayaran: Anda tidak perlu membuat invoice terpisah manual, karena sistem sudah menyatukannya.
- Integrasi antar modul: Data penjualan langsung masuk ke akuntansi tanpa input ulang.
- Memudahkan pelaporan keuangan: Uang muka tercatat sebagai liabilitas dan baru diakui sebagai pendapatan saat barang atau jasa dikirim.
Cara Mengatur Uang Muka di Modul Penjualan Odoo
Langkah-langkah berikut ini berlaku pada Odoo 14 ke atas, baik versi Community (dengan beberapa penyesuaian) maupun versi Enterprise:
1. Buat Sales Order Seperti Biasa
Masuk ke modul Sales, buat quotation atau sales order seperti biasa, lalu masukkan produk yang akan dijual dan simpan dokumennya.
2. Klik “Create Invoice” dan Pilih Tipe Uang Muka
Setelah order dikonfirmasi, klik tombol “Create Invoice”. Di sini akan muncul beberapa opsi, termasuk:
- Down payment (fixed amount): Jika Anda ingin menetapkan nominal tertentu.
- Down payment (percentage): Jika ingin menetapkan persentase dari total penjualan.
Pilih salah satu sesuai kebijakan perusahaan.
3. Sistem Akan Otomatis Membuat Invoice Uang Muka
Odoo akan otomatis membuat draft invoice berdasarkan nilai down payment yang Anda pilih. Anda tinggal validasi invoice dan kirim ke pelanggan.
4. Pantau Pembayaran dan Sisa Tagihan
Ketika pelanggan melakukan pelunasan, Anda bisa membuat invoice akhir untuk sisa pembayaran. Odoo akan mengurangi nilai down payment secara otomatis dari total invoice akhir.
5. Akuntansi Terintegrasi
Setiap pencatatan invoice down payment akan muncul di jurnal akuntansi sebagai liabilitas. Setelah pengiriman barang atau jasa, nilainya akan dipindahkan ke akun pendapatan secara otomatis, sesuai konfigurasi akun Anda.
Tips Saat Mengelola Down Payment di Odoo
- Cek ulang setting akun: Pastikan akun down payment dan pendapatan sudah dikonfigurasi dengan benar di chart of account.
- Buat template invoice down payment agar lebih cepat saat membuat invoice untuk transaksi berikutnya.
- Gunakan fitur tanda tangan digital (jika ada) untuk konfirmasi order yang lebih formal.
- Manfaatkan fitur pelaporan Odoo untuk melihat seluruh transaksi yang masih menunggu pelunasan.
Gunakan Odoo ERP untuk Proses Down Payment yang Lebih Praktis
Proses pengelolaan down payment yang semula rumit bisa menjadi mudah jika Anda menggunakan sistem ERP yang terintegrasi seperti Odoo. Tidak hanya mempercepat proses invoicing dan pencatatan, tapi juga mengurangi risiko kesalahan.
Sudah saatnya Anda beralih ke sistem yang lebih canggih. Gunakan Odoo sekarang dan rasakan manfaat otomatisasi dalam setiap transaksi bisnis Anda. Jika Anda ingin mengetahui lebih lanjut atau mencoba langsung, hubungi customer service kami sekarang juga!
