Dalam operasional bisnis sehari-hari, data kontak menjadi salah satu elemen yang cepat berantakan. Mulai dari pelanggan yang mengisi formulir dengan nama berbeda, tim sales yang membuat entri ganda, hingga kontak vendor tercatat dua kali.
Untuk mengatasi permasalahan ini, Odoo 18 menyediakan fitur auto merge contact yang mampu mengidentifikasi dan menggabungkan kontak duplikat hanya dalam beberapa klik. Fitur ini hadir sebagai solusi cerdas bagi perusahaan yang ingin menjaga database tetap bersih, konsisten, dan mudah digunakan oleh seluruh divisi.
Apa Itu Fitur Merge Contact di Odoo 18?
Fitur merge contact adalah fungsi untuk mendeteksi kontak duplikat berdasarkan kesamaan data seperti nama, email, telepon, dan alamat. Odoo kemudian memberikan rekomendasi kontak mana yang berpotensi ganda, dan Anda bisa menyatukannya menjadi satu data master. Pada Odoo 18, fitur ini semakin praktis karena memiliki mode auto-merge, sehingga sistem dapat menjalankan penggabungan otomatis sesuai aturan yang Anda tetapkan.
Cara Mengaktifkan dan Menggunakan Auto Merge Contact
Berikut ini langkah-langkah untuk mengkonfigurasi dan menggunakan fitur auto merge contact di Odoo 18:
1. Aktifkan Modul Contact Deduplication
- Masuk ke Apps.
- Cari modul Contacts – Deduplication atau fitur dedupe bawaan di Contacts.
- Instal modul tersebut agar menu baru untuk penggabungan kontak dapat muncul.
2. Masuk ke Menu Deduplication
- Buka Contacts → Configuration → Deduplication Rules.
- Anda akan melihat daftar aturan yang digunakan Odoo untuk mendeteksi duplikasi.
- Odoo biasanya menggunakan rule default seperti same name, same email, atau kombinasi lainnya.
3. Aktifkan Mode Auto-Merge
- Buka salah satu rule deduplication.
- Centang opsi Auto Merge.
- Tentukan sensitivitas penggabungan, misal berdasarkan kecocokan 80% atau 100%.
- Simpan perubahan.
Dengan pengaturan ini, Odoo akan otomatis menggabungkan kontak yang terdeteksi duplikat tanpa perlu Anda lakukan secara manual.
4. Menjalankan Merge Contact Secara Manual (Opsional)
Jika Anda ingin tetap memeriksa sebelum penggabungan, Anda bisa menjalankannya secara manual:
- Masuk ke menu Contacts → Duplicates.
- Odoo akan menampilkan daftar kontak yang dianggap ganda.
- Pilih pair kontak lalu klik Merge.
- Tentukan data mana yang akan dijadikan master jika kedua kontak memiliki informasi yang berbeda.
6. Gunakan Scheduled Action Agar Proses Otomatis
Untuk memastikan database tetap bersih setiap hari, atur scheduled action:
- Masuk ke Settings → Technical → Automation → Scheduled Actions.
- Cari item Auto Merge Contacts.
- Ubah frekuensi menjadi harian atau mingguan sesuai kebutuhan.
Tips Penting Sebelum Menggunakan Auto Merge Contact
- Backup database secara rutin, terutama jika Anda menggunakan auto-merge.
- Periksa rule merge contact agar tidak menggabungkan kontak yang mirip tetapi sebenarnya berbeda.
- Gunakan validasi email/phone, agar data lebih konsisten dan terdeteksi dengan akurat.
- Latih tim sales & CS agar tidak membuat data kontak duplikat secara manual.
Kesimpulan
Menggunakan fitur merge contact di Odoo 18 dapat membantu menjaga database pelanggan, vendor, maupun partner bisnis tetap bersih dan rapi. Jika Anda ingin merasakan bagaimana Odoo dapat meningkatkan kualitas manajemen data dan operasional bisnis Anda, sekarang adalah waktu yang tepat. Hubungi customer service kami untuk konsultasi dan demo langsung agar perusahaan Anda semakin efisien dan siap berkembang.
