Dalam pengelolaan keuangan bisnis, banyak perusahaan masih melakukannya secara manual, mulai dari mencocokkan transfer pelanggan, memeriksa pembayaran pemasok, hingga memastikan saldo bank sesuai dengan catatan akuntansi. Jika dilakukan setiap hari, aktivitas ini bisa menguras tenaga dan memperbesar potensi kesalahan.
Odoo menyediakan solusi yang jauh lebih efisien melalui fitur auto payment untuk rekonsiliasi bank, yang memungkinkan sistem secara otomatis mengenali transaksi pembayaran dan mencocokkannya dengan entri jurnal yang relevan.
Dengan fitur auto payment, proses rekonsiliasi bank tidak hanya menjadi lebih cepat, tetapi juga lebih akurat. Anda tidak lagi harus memeriksa satu per satu transaksi bank yang masuk karena sistem akan mengidentifikasikan pembayaran berdasarkan referensi yang sudah ada, seperti nomor faktur, partner, metode pembayaran, atau aturan rekonsiliasi tertentu.
Apa Itu Fitur Auto Payment di Odoo?
Auto payment adalah fitur otomatis yang memungkinkan Odoo mencocokkan transaksi bank dengan pembayaran atau faktur secara langsung berdasarkan aturan yang Anda tentukan. Begitu transaksi bank masuk (via bank statement import atau bank feed), sistem akan mencoba menemukan kecocokan secara otomatis tanpa perlu intervensi manual.
Fitur ini sangat membantu untuk bisnis dengan volume transaksi besar, seperti perusahaan distribusi, retail, jasa subscription, hingga e-commerce.
Cara Mengaktifkan Auto Payment Rekonsiliasi Bank
Berikut ini langkah-langkah untuk mengaktifkan auto payment rekonsiliasi bank di Odoo:
- Masuk ke menu Accounting → Configuration → Settings. Lalu aktifkan opsi Bank Reconciliation dan pastikan fitur terkait pembayaran otomatis (auto reconciliation rules) dicentang.
- Masuk ke Accounting → Configuration → Reconciliation Models. Di sini Anda bisa membuat atau menyesuaikan aturan rekonsiliasi otomatis berdasarkan kebutuhan perusahaan. Beberapa opsi pengaturan yang umum digunakan:
- Based on Invoice/Payment Reference: Odoo akan mencari nomor faktur pada deskripsi transaksi bank.
- Partner Matching: Sistem mencocokkan transaksi berdasarkan nama pelanggan atau pemasok.
- Amount Matching: Jika nilai transaksi sama persis, Odoo akan memprioritaskan kecocokan tersebut.
- Tax & Account Rules: Bisa digunakan untuk mengarahkan jenis transaksi tertentu ke akun akuntansi tertentu.
- Anda dapat mengimpor transaksi bank secara manual atau menggunakan bank feed otomatis. Setelah transaksi masuk, Odoo akan langsung mencoba menerapkan aturan auto payment yang sudah dikonfigurasi.
- Masuk ke Accounting → Bank Statements → Reconciliation. Anda akan melihat transaksi yang sudah direkonsiliasi otomatis dan transaksi yang masih butuh konfirmasi manual. Biasanya, semakin presisi aturan yang Anda buat, semakin sedikit transaksi yang membutuhkan pengecekan manual.
Tips Agar Auto Payment Bekerja Lebih Akurat
Beberapa hal berikut ini bisa membantu Anda dalam meningkatkan akurasi auto payment:
- Gunakan format nomor faktur yang konsisten agar sistem lebih mudah mengenali.
- Selalu update data partner, terutama nama pelanggan/pemasok agar tidak terjadi mismatch.
- Tambahkan aturan rekonsiliasi tambahan untuk pola transaksi tertentu seperti biaya bank, biaya admin marketplace, dan pembayaran pajak.
- Terapkan toleransi nilai kecil (amount tolerance) jika sering terjadi pembulatan atau biaya selisih kecil.
- Review laporan rekonsiliasi secara berkala agar deteksi otomatis tetap berjalan optimal.
Optimalkan Proses Rekonsiliasi Bank dengan Odoo
Dengan mengaktifkan fitur auto payment, proses rekonsiliasi bank di Odoo menjadi jauh lebih cepat, akurat, dan efisien. Tim keuangan Anda dapat menghemat waktu, mengurangi risiko kesalahan manual, dan fokus pada analisis keuangan yang lebih strategis.
Jika Anda ingin memaksimalkan otomatisasi finansial di perusahaan Anda, sekarang adalah waktu terbaik untuk menggunakan Odoo. Hubungi customer service kami untuk konsultasi, demo, atau implementasi Odoo yang sesuai kebutuhan bisnis Anda.
