Dalam dunia bisnis yang serba cepat, proses administratif seperti penagihan atau pembuatan invoice sering menjadi pekerjaan rutin yang menyita waktu. Inilah mengapa otomatisasi invoice menjadi fitur penting dalam sistem ERP modern seperti Odoo. Dengan fitur ini, Anda bisa membuat invoice secara otomatis langsung dari pesanan penjualan, kontrak berulang, hingga project service tanpa perlu input manual berulang.
Mengapa Perlu Otomatisasi dalam Pembuatan Invoice?
Mengelola invoice secara manual berisiko tinggi terhadap kesalahan. Salah hitung, invoice ganda, atau telat kirim bisa berdampak ke kepuasan pelanggan dan cash flow perusahaan. Apalagi bagi perusahaan dengan volume transaksi yang tinggi, seperti bisnis e-commerce, distributor, atau jasa langganan.
Dengan Odoo ERP, proses membuat invoice bisa dilakukan secara otomatis berdasarkan pesanan penjualan, pengiriman barang, waktu layanan, dan kontrak berulang. Anda cukup mengatur satu kali, dan sistem akan bekerja untuk Anda setiap saat dibutuhkan.
Cara Membuat Invoice Otomatis dari Sales Order
Salah satu metode paling umum di Odoo adalah membuat invoice otomatis dari Sales Order. Berikut langkah-langkah sederhananya:
- Masuk ke modul Sales, lalu klik Create. Masukkan nama pelanggan, produk, kuantitas, dan harga sesuai transaksi.
- Setelah semua data terisi dengan benar, klik tombol Confirm. Sales Order kini berubah status menjadi terkonfirmasi dan siap ditindaklanjuti.
- Klik tombol Create Invoice. Di sini Anda bisa memilih jenis invoice yang ingin dibuat:
- Invoice seluruh pesanan (Invoiceable Lines)
- Down payment (persentase atau nominal tetap)
- Invoice berdasarkan jumlah produk yang sudah dikirim
- Setelah memilih, klik Create and View Invoice, dan sistem akan otomatis menghasilkan draft invoice siap dikirim atau divalidasi.
Gunakan Recurring Invoice untuk Penagihan Rutin
Kalau Anda menjalankan bisnis langganan —seperti jasa IT bulanan, sewa properti, atau membership gym—fitur Recurring Invoice di Odoo sangat membantu. Berikut caranya:
- Masuk ke modul Subscriptions.
- Buat template langganan dengan masa aktif, periode billing, dan item yang ditagih.
- Tambahkan pelanggan dan tentukan tanggal mulai.
- Setelah disimpan, Odoo akan otomatis membuat invoice sesuai jadwal yang telah ditentukan (bulanan, mingguan, tahunan). Sistem juga bisa dikonfigurasi untuk mengirim invoice secara otomatis ke email pelanggan.
Otomatisasi Invoice dari Timesheet
Untuk perusahaan jasa yang menagih berdasarkan waktu kerja (seperti konsultan atau agensi), Odoo juga memungkinkan invoice berdasarkan jam kerja yang tercatat di timesheet. Berikut langkah singkatnya:
- Buat project dan assign ke tim.
- Catat aktivitas kerja di modul Timesheets.
- Setelah mencapai batas waktu atau milestone, Odoo akan merekap jam kerja.
- Klik Create Invoice langsung dari project untuk menagih total jam kerja yang dicatat.
Integrasi dengan Akuntansi dan Pembayaran
Semua invoice yang dibuat akan langsung terintegrasi dengan modul Accounting di Odoo. Anda bisa memantau:
- Status pembayaran (belum dibayar, sebagian dibayar, lunas)
- Reminder otomatis ke pelanggan yang belum membayar
- Pelaporan piutang dan aging invoice
Tak hanya itu, Anda juga bisa mengaktifkan payment gateway seperti Xendit, Midtrans, Stripe, dan lainnya untuk memudahkan pelanggan membayar langsung dari link invoice.
Waktunya Otomatisasi Invoice? Odoo Jawabannya
Jika Anda ingin proses penagihan yang lebih cepat, akurat, dan minim human error, saatnya beralih ke Odoo ERP. Dengan fitur membuat invoice otomatis, bisnis Anda bisa berjalan lebih efisien, tim finance lebih fokus ke analisis, dan arus kas tetap lancar tanpa hambatan.
Jangan tunggu sistem manual Anda bikin repot terus-menerus. Hubungi tim customer service kami sekarang dan mulai implementasi Odoo ERP untuk bisnis Anda hari ini juga!
