Bantuan: Cara Menambahkan Pengguna Baru di Odoo (User Management)
Diposting pada 24 Mar 2026, 19:54
Halo rekan-rekan praktisi IT dan pengguna Odoo di forum!
Saya Diana, dari tim IT di perusahaan. Kami sedang memakai Odoo ERP dan sejauh ini lumayan membantu operasional.
Nah, saya butuh pencerahan nih terkait penambahan user baru di Odoo. Kami baru saja kedatangan beberapa staf baru dan saya perlu buatkan akun untuk mereka. Jujur, saya belum begitu familiar dengan proses user management di Odoo.
Bisa bantu arahkan nggak, kira-kira langkah-langkahnya bagaimana ya? Mulai dari menu mana yang harus diakses, kemudian apa saja yang perlu diisi, sampai konfigurasi awal untuk hak akses atau grup pengguna mereka? Apakah ada hal khusus yang perlu diperhatikan juga, misalnya untuk user dengan role tertentu seperti Sales atau Inventory?
Odoo yang kami pakai itu versi 16.
Terima kasih banyak atas bantuannya ya! Salam kenal.
Balasan (1)
Halo Mba Diana dan Sobat Odoo lainnya! Salam kenal juga ya.
Wah, selamat datang untuk staf baru di perusahaan Mba Diana! Pertanyaan tentang penambahan user baru ini sangat fundamental dan penting lho di Odoo, apalagi kalau perusahaan terus berkembang. Jangan khawatir, prosesnya cukup intuitif kok, dan saya akan bantu arahkan langkah-langkahnya di Odoo versi 16.
Yuk, kita bahas cara menambahkan pengguna baru dari awal sampai konfigurasi hak aksesnya:
Langkah 1: Mengakses Menu Pengguna (Users)
Untuk bisa menambahkan pengguna baru, Mba Diana harus login ke Odoo dengan akun yang memiliki hak akses Administrator (biasanya akun IT atau Super Admin).
Pertama, masuk ke modul Settings. Modul ini biasanya ditandai dengan ikon gerigi atau roda gigi.
Setelah masuk ke modul Settings, cari bagian yang bernama Users & Companies.
Di sana, Mba Diana akan melihat pilihan Users. Klik pilihan tersebut.
Ini akan menampilkan daftar semua pengguna yang sudah ada di sistem Odoo Mba Diana.
Langkah 2: Membuat Pengguna Baru
Setelah masuk ke daftar pengguna:
Cari tombol Create (Buat) yang biasanya terletak di kiri atas daftar. Klik tombol ini.
Mba Diana akan dibawa ke formulir pembuatan pengguna baru. Beberapa informasi penting yang perlu diisi adalah:
Name (Nama): Isi dengan nama lengkap staf baru tersebut.
Email: Ini sangat penting! Gunakan alamat email resmi mereka. Email ini akan digunakan sebagai username login dan juga untuk menerima tautan pengaturan password awal dari Odoo.
Language (Bahasa): Pilih bahasa antarmuka Odoo yang diinginkan oleh pengguna (misalnya, Indonesian atau English).
Timezone (Zona Waktu): Pastikan zona waktu yang dipilih sudah benar agar semua pencatatan waktu di Odoo akurat sesuai lokasi mereka.
Ada juga kolom opsional seperti Phone, Mobile, dan Company (jika Odoo Anda diatur untuk multi-company).
Langkah 3: Mengatur Hak Akses (Access Rights) dan Grup Pengguna
Nah, ini adalah bagian paling krusial! Odoo menggunakan sistem hak akses berbasis grup. Artinya, Mba Diana akan menambahkan pengguna ke "grup" tertentu yang sudah memiliki serangkaian izin.
Setelah mengisi detail pengguna, perhatikan tab atau bagian bernama Access Rights (Hak Akses).
Di sini, Mba Diana akan melihat daftar modul atau aplikasi Odoo (seperti Sales, Inventory, Accounting, Manufacturing, dll.) dengan pilihan tingkat akses di sampingnya.
Untuk setiap modul, biasanya ada beberapa opsi seperti:
None: Pengguna tidak memiliki akses sama sekali ke modul tersebut.
User: Pengguna memiliki akses dasar untuk melihat dan membuat dokumen terkait modul tersebut (misalnya, membuat Sales Order di modul Sales, membuat Transfer di modul Inventory).
Administrator: Pengguna memiliki akses penuh, termasuk konfigurasi dan pengaturan tingkat lanjut untuk modul tersebut. Hak akses ini harus diberikan dengan sangat hati-hati ya!
Contoh Konfigurasi untuk Role Khusus (Seperti Sales atau Inventory):
Untuk Staf Sales (Penjualan):
Pada baris Sales, pilih User: All Documents (atau User: Own Documents jika mereka hanya boleh melihat transaksi yang mereka buat sendiri).
Mungkin juga perlu memberikan akses ke CRM (Customer Relationship Management) sebagai User.
Jika mereka perlu melihat produk, pastikan akses ke Inventory / Products juga diberikan (biasanya tercakup otomatis oleh hak akses Sales User).
Pastikan modul lain yang tidak terkait seperti Accounting atau Manufacturing disetel ke None.
Untuk Staf Inventory (Gudang):
Pada baris Inventory, pilih User.
Mereka mungkin juga perlu akses ke Manufacturing jika terlibat dalam proses produksi, atau ke Purchase jika terlibat dalam pembelian barang masuk.
Pastikan modul lain yang tidak relevan seperti Sales atau Project disetel ke None.
Tips: Selalu berikan hak akses seminimal mungkin yang diperlukan oleh peran pekerjaan mereka. Ini adalah praktik terbaik untuk keamanan dan untuk menghindari kesalahan yang tidak disengaja.
Langkah 4: Menyimpan dan Mengirim Undangan Password
Setelah semua detail dan hak akses diatur, klik tombol Save (Simpan).
Secara default, Odoo akan mengirimkan email undangan ke alamat email yang Mba Diana masukkan. Email ini berisi tautan agar staf baru dapat mengatur sendiri kata sandi mereka. Ini adalah cara yang paling aman dan direkomendasikan.
Jika karena satu dan lain hal email tidak terkirim atau perlu dikirim ulang, Mba Diana bisa membuka kembali detail user tersebut dan mencari tombol atau opsi untuk "Send Invitation Email" atau "Resend Password Link".
Hal Khusus yang Perlu Diperhatikan:
Administrator Odoo: Role ini memberikan hak akses penuh ke seluruh sistem Odoo, termasuk konfigurasi. Berikan hanya kepada tim IT atau manajer senior yang memang bertanggung jawab atas keseluruhan sistem.
Multi-Company: Jika perusahaan Mba Diana menggunakan fitur multi-company di Odoo, pastikan pengguna baru sudah dikaitkan dengan perusahaan yang benar di bagian "Companies" pada profil pengguna mereka.
Internal Notes: Mba Diana bisa menambahkan catatan internal di profil pengguna untuk mendokumentasikan peran atau hal-hal khusus terkait pengguna tersebut.
Semoga panduan ini membantu Mba Diana dalam mengelola pengguna di Odoo 16 ya. Jika ada pertanyaan lebih lanjut atau mengalami kesulitan di langkah tertentu, jangan ragu untuk bertanya lagi di forum ini. Kami siap membantu! Semangat!
Wah, selamat datang untuk staf baru di perusahaan Mba Diana! Pertanyaan tentang penambahan user baru ini sangat fundamental dan penting lho di Odoo, apalagi kalau perusahaan terus berkembang. Jangan khawatir, prosesnya cukup intuitif kok, dan saya akan bantu arahkan langkah-langkahnya di Odoo versi 16.
Yuk, kita bahas cara menambahkan pengguna baru dari awal sampai konfigurasi hak aksesnya:
Langkah 1: Mengakses Menu Pengguna (Users)
Untuk bisa menambahkan pengguna baru, Mba Diana harus login ke Odoo dengan akun yang memiliki hak akses Administrator (biasanya akun IT atau Super Admin).
Pertama, masuk ke modul Settings. Modul ini biasanya ditandai dengan ikon gerigi atau roda gigi.
Setelah masuk ke modul Settings, cari bagian yang bernama Users & Companies.
Di sana, Mba Diana akan melihat pilihan Users. Klik pilihan tersebut.
Ini akan menampilkan daftar semua pengguna yang sudah ada di sistem Odoo Mba Diana.
Langkah 2: Membuat Pengguna Baru
Setelah masuk ke daftar pengguna:
Cari tombol Create (Buat) yang biasanya terletak di kiri atas daftar. Klik tombol ini.
Mba Diana akan dibawa ke formulir pembuatan pengguna baru. Beberapa informasi penting yang perlu diisi adalah:
Name (Nama): Isi dengan nama lengkap staf baru tersebut.
Email: Ini sangat penting! Gunakan alamat email resmi mereka. Email ini akan digunakan sebagai username login dan juga untuk menerima tautan pengaturan password awal dari Odoo.
Language (Bahasa): Pilih bahasa antarmuka Odoo yang diinginkan oleh pengguna (misalnya, Indonesian atau English).
Timezone (Zona Waktu): Pastikan zona waktu yang dipilih sudah benar agar semua pencatatan waktu di Odoo akurat sesuai lokasi mereka.
Ada juga kolom opsional seperti Phone, Mobile, dan Company (jika Odoo Anda diatur untuk multi-company).
Langkah 3: Mengatur Hak Akses (Access Rights) dan Grup Pengguna
Nah, ini adalah bagian paling krusial! Odoo menggunakan sistem hak akses berbasis grup. Artinya, Mba Diana akan menambahkan pengguna ke "grup" tertentu yang sudah memiliki serangkaian izin.
Setelah mengisi detail pengguna, perhatikan tab atau bagian bernama Access Rights (Hak Akses).
Di sini, Mba Diana akan melihat daftar modul atau aplikasi Odoo (seperti Sales, Inventory, Accounting, Manufacturing, dll.) dengan pilihan tingkat akses di sampingnya.
Untuk setiap modul, biasanya ada beberapa opsi seperti:
None: Pengguna tidak memiliki akses sama sekali ke modul tersebut.
User: Pengguna memiliki akses dasar untuk melihat dan membuat dokumen terkait modul tersebut (misalnya, membuat Sales Order di modul Sales, membuat Transfer di modul Inventory).
Administrator: Pengguna memiliki akses penuh, termasuk konfigurasi dan pengaturan tingkat lanjut untuk modul tersebut. Hak akses ini harus diberikan dengan sangat hati-hati ya!
Contoh Konfigurasi untuk Role Khusus (Seperti Sales atau Inventory):
Untuk Staf Sales (Penjualan):
Pada baris Sales, pilih User: All Documents (atau User: Own Documents jika mereka hanya boleh melihat transaksi yang mereka buat sendiri).
Mungkin juga perlu memberikan akses ke CRM (Customer Relationship Management) sebagai User.
Jika mereka perlu melihat produk, pastikan akses ke Inventory / Products juga diberikan (biasanya tercakup otomatis oleh hak akses Sales User).
Pastikan modul lain yang tidak terkait seperti Accounting atau Manufacturing disetel ke None.
Untuk Staf Inventory (Gudang):
Pada baris Inventory, pilih User.
Mereka mungkin juga perlu akses ke Manufacturing jika terlibat dalam proses produksi, atau ke Purchase jika terlibat dalam pembelian barang masuk.
Pastikan modul lain yang tidak relevan seperti Sales atau Project disetel ke None.
Tips: Selalu berikan hak akses seminimal mungkin yang diperlukan oleh peran pekerjaan mereka. Ini adalah praktik terbaik untuk keamanan dan untuk menghindari kesalahan yang tidak disengaja.
Langkah 4: Menyimpan dan Mengirim Undangan Password
Setelah semua detail dan hak akses diatur, klik tombol Save (Simpan).
Secara default, Odoo akan mengirimkan email undangan ke alamat email yang Mba Diana masukkan. Email ini berisi tautan agar staf baru dapat mengatur sendiri kata sandi mereka. Ini adalah cara yang paling aman dan direkomendasikan.
Jika karena satu dan lain hal email tidak terkirim atau perlu dikirim ulang, Mba Diana bisa membuka kembali detail user tersebut dan mencari tombol atau opsi untuk "Send Invitation Email" atau "Resend Password Link".
Hal Khusus yang Perlu Diperhatikan:
Administrator Odoo: Role ini memberikan hak akses penuh ke seluruh sistem Odoo, termasuk konfigurasi. Berikan hanya kepada tim IT atau manajer senior yang memang bertanggung jawab atas keseluruhan sistem.
Multi-Company: Jika perusahaan Mba Diana menggunakan fitur multi-company di Odoo, pastikan pengguna baru sudah dikaitkan dengan perusahaan yang benar di bagian "Companies" pada profil pengguna mereka.
Internal Notes: Mba Diana bisa menambahkan catatan internal di profil pengguna untuk mendokumentasikan peran atau hal-hal khusus terkait pengguna tersebut.
Semoga panduan ini membantu Mba Diana dalam mengelola pengguna di Odoo 16 ya. Jika ada pertanyaan lebih lanjut atau mengalami kesulitan di langkah tertentu, jangan ragu untuk bertanya lagi di forum ini. Kami siap membantu! Semangat!