Otomatisasi Pembelian Berulang dengan Odoo Purchase Templates

Szeto Consultants – Dalam dunia bisnis yang serba cepat, efisiensi operasional adalah kunci keberhasilan. Fitur Purchase Templates di Odoo 19.0 hadir sebagai solusi cerdas untuk mengelola permintaan penawaran (RFQ) berulang dengan mudah. Ini membantu bisnis menghemat waktu dan menyederhanakan proses pembelian yang sering terjadi, memastikan konsistensi dan akurasi. Bersama Szeto Consultants, Anda dapat mengoptimalkan implementasi fitur ini untuk keunggulan kompetitif.

Mengatasi Tantangan Pembelian Berulang dengan Odoo Purchase Templates

Proses pembuatan RFQ secara manual untuk pembelian barang atau jasa yang berulang seringkali memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Odoo Purchase Templates dirancang untuk mengatasi masalah ini dengan memungkinkan Anda membuat cetak biru RFQ yang dapat digunakan berulang kali. Ini sangat berguna untuk item yang sering dipesan, menyederhanakan alur kerja dan mengurangi beban administrasi.

Berbeda dengan ‘blanket order’ yang merupakan pesanan besar dibagi dalam beberapa pengiriman untuk satu vendor, Purchase Templates menawarkan fleksibilitas lebih. Template ini dapat direplikasi untuk berbagai vendor, memungkinkan Anda menyalin kuantitas produk dengan cepat. Ini ideal untuk menempatkan pesanan yang sering, meningkatkan efisiensi proses pengadaan.

Konfigurasi Awal di Odoo

Sebelum dapat menggunakan Purchase Templates, Anda perlu mengaktifkan fitur ini dalam konfigurasi Odoo. Langkah pertama adalah navigasi ke aplikasi Pembelian (Purchase app) ‣ Konfigurasi (Configuration) ‣ Pengaturan (Settings).

Di bawah bagian Pesanan (Orders), centang kotak ‘Purchase Agreements’. Setelah itu, klik Simpan (Save) untuk menerapkan perubahan. Ini akan membuka akses ke fungsionalitas Purchase Templates di sistem Odoo Anda.

Membuat Template Pembelian Baru

Setelah konfigurasi, Anda dapat mulai membuat template pembelian pertama Anda. Navigasikan ke aplikasi Pembelian (Purchase app) ‣ Pesanan (Orders) ‣ Perjanjian Pembelian (Purchase Agreements) dan klik Baru (New).

Pilih Vendor dari daftar drop-down jika template ini hanya untuk satu pemasok tertentu. Namun, untuk membuat template yang dapat digunakan dengan banyak vendor, biarkan kolom Vendor kosong. Pada kolom Tipe Perjanjian (Agreement Type), pilih ‘Purchase Template’ dari daftar yang tersedia.

Pada tab Produk (Products), klik Tambah baris (Add a line) dan pilih produk yang diinginkan. Perbarui Kuantitas (Quantity) dan atur Harga Satuan (Unit Price) secara manual. Penting untuk diingat bahwa harga produk yang sudah ada tidak otomatis ditambahkan; Anda perlu menetapkan harga satuan secara manual sesuai kesepakatan dengan vendor, jika tidak harga akan tetap 0. Setelah menambahkan semua produk yang diperlukan, klik Konfirmasi (Confirm).

Membuat Permintaan Penawaran (RFQ) dari Template

Setelah Purchase Template dikonfirmasi, Anda dapat langsung membuat penawaran baru darinya. RFQ yang dibuat menggunakan template ini akan otomatis terisi dengan informasi berdasarkan aturan yang Anda tetapkan, dan secara otomatis terhubung ke template induknya melalui tombol pintar RFQs/Orders.

Untuk membuat penawaran baru, cukup klik tombol Penawaran Baru (New Quotation) pada formulir template. Ini akan membuka RFQ baru yang sudah terisi dengan informasi yang relevan. Jika tidak ada vendor yang diidentifikasi pada template pembelian, Anda dapat memilih Vendor dari daftar drop-down pada RFQ baru.

Anda dapat menambah atau menghapus produk pada RFQ baru sesuai kebutuhan, lalu klik Kirim via Email (Send by Email) untuk mengirim penawaran kepada vendor. Atau, klik Cetak RFQ (Print RFQ) untuk menghasilkan PDF, dan setelah siap, klik Konfirmasi Pesanan (Confirm Order) untuk mengonfirmasi pesanan pembelian. Setelah pesanan dikonfirmasi, tombol pintar RFQs/Orders pada template pembelian akan diperbarui untuk menampilkan pesanan yang sudah dikonfirmasi.

Dengan Purchase Templates Odoo, bisnis dapat merampingkan proses pengadaan barang atau jasa berulang mereka secara signifikan. Fitur ini mengurangi kesalahan manual, menghemat waktu, dan memastikan konsistensi di seluruh pesanan pembelian. Szeto Consultants siap menjadi mitra Anda dalam implementasi Odoo, memastikan Anda memanfaatkan setiap fitur untuk mencapai efisiensi operasional maksimum.