Bagi banyak perusahaan, pengelolaan tagihan vendor adalah aktivitas administratif yang cukup memakan waktu. Bayangkan jika setiap tagihan yang masuk harus diverifikasi dan divalidasi satu per satu sebelum diproses ke tahap pembayaran.
Untungnya, Odoo 18 menghadirkan solusi yang lebih efisien melalui fitur auto-validate bills pada profil vendor. Dengan fitur auto-validate, sistem dapat otomatis memvalidasi tagihan yang diterima dari vendor tertentu tanpa perlu intervensi manual. Fitur ini membantu perusahaan yang sudah memiliki kepercayaan penuh terhadap vendor tetapnya atau bagi mereka yang ingin mempercepat siklus pembayaran rutin.
Apa Itu Fitur Auto-Validate di Odoo 18?
Fitur auto-validate bills di Odoo berfungsi untuk melakukan validasi otomatis pada vendor bill (tagihan pemasok) yang masuk ke sistem. Biasanya, setiap kali tagihan dibuat—baik secara manual, melalui Purchase Order, atau dari vendor bills import—Odoo memerlukan tindakan konfirmasi dari pengguna. Namun, dengan auto-validate diaktifkan, tagihan langsung berstatus “Validated” begitu dibuat, tanpa perlu klik tambahan.
Fitur ini sangat relevan bagi bisnis yang sudah memiliki standar transaksi tetap dengan vendor tertentu. Misalnya, vendor penyedia langganan bulanan, pemasok bahan rutin, atau penyedia jasa dengan nominal tetap setiap periode.
Keuntungan Menggunakan Fitur Auto-Validate
Mengaktifkan auto-validate bills tidak hanya soal kecepatan, tetapi juga efisiensi sistem keuangan secara keseluruhan. Beberapa manfaatnya antara lain:
- Menghemat waktu kerja tim akuntansi — Tidak perlu lagi membuka dan memvalidasi setiap tagihan satu per satu.
- Mengurangi risiko human error — Validasi otomatis memastikan data tidak tertunda atau salah proses.
- Meningkatkan arus kerja otomatis — Proses pembayaran bisa langsung berlanjut ke tahap payment run.
- Mendukung konsistensi data vendor — Fitur ini menjaga agar transaksi dengan vendor tertentu selalu mengikuti pola otomatis yang sama.
Cara Mengaktifkan Auto-Validate Bills di Profil Vendor
Berikut ini langkah-langkah untuk mengaktifkan fitur auto-validate bills di profil vendor Odoo 18:
- Dari dashboard utama, buka modul Contacts untuk mengakses daftar vendor yang sudah terdaftar di sistem.
- Klik nama vendor yang ingin Anda aktifkan fitur auto-validate-nya. Ini akan membuka halaman profil vendor.
- Di bagian bawah atau kanan layar, buka tab Purchase atau Accounting untuk melihat opsi pengaturan terkait transaksi pembelian dan tagihan.
- Centang atau aktifkan opsi Auto-Validate Bills. Setelah aktif, setiap kali sistem membuat tagihan dari vendor, Odoo akan langsung memvalidasinya tanpa perlu tindakan manual.
- Klik Save untuk memastikan bahwa konfigurasi tersimpan dan mulai berlaku pada transaksi berikutnya.
- Buat Purchase Order baru dari vendor tersebut, lalu konversikan menjadi Vendor Bill. Anda akan melihat bahwa status tagihan langsung menjadi “Validated” secara otomatis.
Tips Menggunakan Auto-Validate dengan Aman
Walaupun fitur ini sangat membantu, ada baiknya tetap memperhatikan hal-hal berikut:
- Gunakan auto-validate hanya untuk vendor terpercaya dengan pola transaksi tetap.
- Pastikan ada audit trail agar tim keuangan tetap bisa meninjau histori tagihan.
- Lakukan review berkala pada vendor list untuk memastikan fitur ini tidak aktif pada vendor baru atau yang belum terverifikasi.
Dengan pengaturan yang tepat, auto-validate bisa menjadi fitur yang sangat efektif tanpa mengorbankan kontrol keuangan perusahaan.
Kesimpulan
Mengaktifkan auto-validate di profil vendor Odoo 18 adalah cara cerdas untuk menghemat waktu, mempercepat proses pembayaran, dan menjaga efisiensi operasional. Bagi bisnis yang sudah memiliki hubungan kerja stabil dengan beberapa vendor, fitur ini bisa menjadi solusi otomatisasi yang benar-benar mengurangi beban administratif tim keuangan.
Jika ingin mengetahui bagaimana Odoo dapat membantu bisnis Anda lebih efisien dengan fitur seperti auto-validate dan automasi lainnya, hubungi customer service kami sekarang!
