Mengirim email yang tepat, pada waktu yang tepat, dengan pesan yang ringkas dan profesional seringkali menjadi pembeda antara lead yang jadi pelanggan dan yang hilang begitu saja. Kalau tim Anda sering mengirim penawaran, invoice, pengingat pembayaran, atau newsletter, membuat template email yang konsisten akan menghemat waktu, menjaga citra brand, dan meningkatkan konversi.
Odoo memang menyediakan fitur templating dan mail automation yang kuat — tetapi nilai sebenarnya dari email yang profesional datang dari bagaimana Anda merancang template itu sendiri seperti bahasa, struktur, personalisasi, serta workflow pengirimannya.
Tips Membuat Template Email Profesional di Odoo
Berikut ini beberapa tips praktis yang mudah diterapkan untuk membuat template email di Odoo yang keliatan profesional, relevan, dan efektif:
1. Tentukan tujuan dan audience sebelum mulai mendesain
Sebelum membuat template email, jawab dahulu beberapa pertanyaan seperti siapa penerimanya (calon pelanggan, klien lama, supplier, internal), apa tujuan email (informasional, transaksi, pengingat, promosi), dan apa action yang Anda inginkan dari penerima (klik link, isi form, bayar invoice, balas email).
Tujuan ini nantinya menentukan nada bahasa, panjang pesan, dan elemen yang harus ada pada email seperti CTA, lampiran, instruksi. Jangan menggunakan satu template email untuk semua tujuan namun lakukan segmentasi membuat pesan lebih relevan.
2. Subjek email singkat, spesifik, dan action-oriented
Subjek adalah pintu pertama. Buat subjek maksimal 6–8 kata yang menjelaskan keuntungan atau tindakan, misalnya: “Invoice #INV-001 Anda — Jatuh Tempo 15 Mei” atau “Undangan Webinar: Optimalkan Laba Toko Anda (Gratis)”. Hindari kata-kata yang sering di-flag spam seperti “Gratis!!!” atau terlalu banyak tanda baca. Di Odoo Anda bisa membuat varian subjek untuk A/B testing.
3. Buka dengan salam yang personal dan langsung ke inti
Gunakan personalisasi sederhana seperti menyebut nama penerima dan langsung sampaikan inti pesan pada 1–2 kalimat pertama. Contoh: “Halo Bapak Andi, terima kasih telah memesan. Berikut invoice untuk pesanan Anda.” Pembukaan seperti ini dapat menunjukkan sopan santun sekaligus menghormati waktu dari penerima email.
4. Gunakan placeholder / variabel untuk personalisasi
Manfaatkan variable/placeholder yang tersedia di Odoo agar setiap email terasa lebih personal tanpa harus mengetik manual satu persatu email— misalnya nama pelanggan, nomor invoice, tanggal jatuh tempo, atau link pembayaran. Pastikan bahwa Anda telah menguji template di data nyata supaya variabel muncul dengan benar (jangan sampai muncul {{ customer_name }} di email pelanggan).
5. Jaga struktur
Susun email dengan blok yang mudah dipindai:
- 1 kalimat pembuka (konteks)
- 2–4 bullet points bila perlu (ringkasan invoice, langkah next, kontak)
- CTA singkat dan jelas (tombol/link) misal “Bayar Sekarang”, “Konfirmasi Pesanan”, atau “Lihat Rincian”.
Gunakan paragraf pendek dan spasi antar blok agar pembaca cepat menemukan apa yang perlu dilakukan.
6. Sesuakan tone
Sesuaikan nada tulisan pada email dengan image brand dan audience. Untuk klien B2B gunakan bahasa yang profesional dan sopan; untuk email B2C atau newsletter gunakan nada yang lebih santai tetapi tetap profesional. Hindari jargon berlebih dan kalimat yang terlalu panjang.
7. Footer berisi informasi penting & kepatuhan
Sisipkan footer yang berisi informasi kontak (telepon, email CS), alamat perusahaan, tautan kebijakan privasi, dan opsi unsubscribe bila email bersifat promosi. Footer ini bukan hanya etika, tapi juga membantu kepatuhan terhadap regulasi email marketing.
Kesimpulan
Template email yang dirancang dengan tujuan, personalisasi, struktur jelas, dan CTA tajam akan membuat komunikasi bisnis Anda lebih efektif. Odoo dapat membantu Anda mempermudah pembuatan, penyimpanan, dan automasi template — yang tersisa adalah menyusun pesan yang relevan dan rutin menguji performanya.
Ingin tim Anda memiliki template email profesional yang terintegrasi dengan workflow Odoo (invoice, CRM, campaign)? Hubungi customer service kami sekarang juga untuk demo dan bantuan pembuatan template + automasi pengiriman yang sesuai dengan alur bisnis Anda. Kami siap membantu setup cepat agar komunikasi bisnis Anda bekerja lebih cerdas.
