Di era kerja hybrid dan cloud, arsip kertas sudah bukan lagi satu-satunya sumber kebenaran. Namun beralih ke dokumen digital bukan semata soal menyimpan file di folder bersama — melainkan membangun alur kerja yang rapi mulai dari struktur penyimpanan, kontrol akses, proses persetujuan, hingga automasi untuk mempercepat tugas rutin.
Kalau Anda sedang menggunakan Odoo (atau mempertimbangkannya), modul Documents di Odoo bisa jadi pusat dokumen digital perusahaan—asal dikonfigurasi dan dipakai dengan benar.
Apa Itu Modul Odoo Documents?
Modul Documents Odoo menawarkan banyak fitur mulai dari preview file online (PDF, gambar, video), folder/space terstruktur, tag, hak akses per folder, kemampuan sharing ke pihak eksternal, serta automasi (mis. split PDF, AI untuk ekstraksi data invoice, request signature). Fitur-fitur ini memungkinkan Anda menyimpan, menandai, memproses, dan melacak dokumen tanpa bolak-balik aplikasi.
Tips Mengelola Dokumen Digital Lebih Rapi di Odoo
Berikut ini beberapa tips yang dapat membantu Anda mengelola dokumen digital perusahaan agar lebih rapi bersama Odoo:
1. Mulai dari struktur
Buat struktur folder (workspaces) yang mencerminkan proses bisnis — misal: Finance → Vendor Bills, Legal → Contracts, HR → Karyawan. Untuk tiap workspace, tentukan deskripsi dan aturan akses. Terapkan penamaan (YYYYMM_Dokumen_Tipe_Vendor.ext) yang konsisten — tag dan metadata bisa membantu filter cepat. Praktik ini menghemat waktu saat audit atau tutup buku.
2. Atur hak akses dengan bijak
Gunakan fitur access rights per folder untuk membatasi siapa yang bisa upload, edit, atau menghapus dokumen. Untuk dokumen sensitif (kontrak, laporan gaji), gunakan folder terproteksi dengan izin hanya untuk manajemen dan HR. Selain mengurangi risiko bocornya data, ini membantu kepatuhan regulasi dan audit trail.
3. Gunakan tag, kategori, dan versi untuk jejak perubahan
Tagging mempercepat pencarian ketika judul file tidak persis sama. Aktifkan versi dokumen jika ada proses revisi (mis. SOP atau kontrak) sehingga Anda bisa kembali ke versi lama bila perlu. Keterangan singkat (notes) di setiap upload membantu tim lain paham konteks perubahan.
4. Automasi tugas berulang
Manfaatkan fitur digitization dan AI untuk menangkap data dari vendor bills sehingga tidak perlu input manual. Buat rules automasi: saat dokumen masuk ke folder “Invoices”, buat draft bill, kirim notifikasi kepada approver, dan pindahkan dokumen ke folder “Paid” setelah invoice terbayar. Automasi mengurangi human error dan mempercepat proses.
5. Kolaborasi dan alur persetujuan
Gunakan fungsi activities untuk menugaskan review atau approval pada dokumen tertentu, sehingga ada jejak tugas dan tenggat waktu. Untuk dokumen yang butuh tanda tangan, integrasikan dengan Odoo Sign agar permintaan bisa dikirim dan dilacak langsung dari platform. Ini menggantikan proses cetak-tanda-tangan-scan yang lambat.
6. Backup, retention, dan pengelolaan sampah
Tetapkan kebijakan retensi: dokumen apa yang harus disimpan 7 tahun, apa yang bisa dihapus setelah 1 tahun. Odoo memiliki mekanisme trash (restore sebelum penghapusan permanen). Manfaatkan untuk mencegah kehilangan data akibat kesalahan. Pastikan ada backup berkala di level server/DB sebagai proteksi tambahan.
7. Training & kebiasaan tim
Teknologi tanpa disiplin jadi berantakan. Buat SOP singkat seperti bagaimana upload, penamaan, tag, request approval, dan kapan memindahkan dokumen ke arsip. Lakukan training singkat dan siapkan cheat sheet untuk tim supaya penggunaan dokumen digital menjadi kebiasaan sehari-hari.
Kesimpulan
Mengelola dokumen digital secara profesional bukan hanya soal menyimpan file, tapi membangun alur, kontrol akses, automasi, dan kultur kerja yang konsisten. Dengan memanfaatkan workspaces, tag, automasi capture, fitur tanda tangan, dan kebijakan retensi di Odoo Documents, Anda dapat mengubah tumpukan file menjadi sumber informasi yang dapat ditindaklanjuti — cepat saat dibutuhkan dan aman saat diaudit.
Ingin merapikan arsip digital perusahaan Anda menggunakan Odoo? Hubungi customer service kami sekarang juga untuk demo, konsultasi struktur workspaces, dan paket implementasi yang disesuaikan dengan kebutuhan tim Anda — dari setup awal sampai training pengguna.
