Dalam keseharian mengelola bisnis, ada satu hal kecil yang sering terlewat tapi dampaknya bisa besar: melupakan tagihan. Kalau hal ini tidak dipantau dengan sistem yang baik, bisa mengganggu cash flow perusahaan, menyebabkan keterlambatan pembayaran, bahkan memperburuk hubungan mitra.
Untungnya, Odoo menyediakan solusi sederhana namun powerful untuk masalah ini yaitu reminder otomatis. Dengan fitur ini, Anda tidak perlu lagi repot-repot mengingat atau mengecek satu per satu status tagihan. Cukup sekali setting, Odoo akan secara otomatis mengirimkan pengingat ke pelanggan yang belum membayar, atau memberi notifikasi ke tim Anda jika ada pembayaran yang mendekati jatuh tempo. Praktis dan efisien, bukan?
Kenapa Reminder Otomatis Itu Penting?
Sebelum kita bahas cara setting-nya, mari kita pahami dulu manfaat dari reminder otomatis untuk bisnis Anda:
- Menghindari keterlambatan pembayaran: Baik dari sisi pelanggan maupun internal perusahaan.
- Menjaga arus kas tetap stabil: Karena tagihan bisa lebih cepat ditagih dan dibayar.
- Meningkatkan profesionalisme: Memberi kesan bahwa bisnis Anda rapi dan terorganisir.
- Mengurangi beban administrasi: Tidak perlu follow-up manual satu per satu.
Fitur Reminder Otomatis di Odoo
Odoo menyediakan fitur reminder otomatis terutama pada modul Invoicing dan Accounting. Fitur ini memungkinkan Anda mengatur notifikasi email kepada pelanggan berdasarkan status tagihan—baik sebelum jatuh tempo, saat jatuh tempo, hingga setelah jatuh tempo.
Beberapa fitur kunci dari reminder Odoo di antaranya:
1. Automated Follow-up
Anda bisa mengatur jadwal reminder otomatis yang dikirim ke pelanggan sesuai dengan aturan yang Anda tentukan. Misalnya:
- Reminder pertama: 5 hari sebelum jatuh tempo.
- Reminder kedua: Saat jatuh tempo.
- Reminder ketiga: 7 hari setelah jatuh tempo (dengan tone lebih tegas).
2. Template Email yang Bisa Disesuaikan
Odoo memungkinkan Anda membuat beberapa template email dengan bahasa dan nada yang berbeda. Ini sangat berguna untuk menjaga komunikasi tetap sopan dan profesional, meskipun tagihan sudah menunggak.
3. Pengaturan Multi-level
Anda bisa mengatur alur reminder berdasarkan kategori pelanggan atau besarnya nilai tagihan. Misalnya, pelanggan VIP bisa diberi pengingat berbeda dari pelanggan reguler, atau tagihan besar bisa diberi prioritas lebih cepat.
4. Integrasi dengan Aktivitas & Tugas
Selain email ke pelanggan, Anda juga bisa mengatur agar sistem memberikan notifikasi internal ke tim finance atau admin untuk melakukan follow-up manual jika diperlukan.
Cara Setting Reminder Otomatis di Odoo
Berikut langkah umum untuk mengaktifkan reminder otomatis di Odoo:
- Masuk ke modul Invoicing/Accounting.
- Buka menu Configuration > Follow-up Levels.
- Tambahkan level follow-up baru sesuai kebutuhan (misalnya, 5 hari setelah jatuh tempo).
- Atur hari setelah jatuh tempo, isi pesan yang akan dikirim, dan jenis tindakan (email, aktivitas, cetak, dll).
- Simpan dan aktifkan.
Setelah setting selesai, sistem akan secara otomatis mengirimkan pengingat ke pelanggan sesuai jadwal yang ditentukan. Anda juga bisa melihat riwayat reminder yang sudah dikirim, serta status pembacaannya.
Atur Tagihan Lebih Tertib, Arus Kas Lebih Sehat
Mengatur reminder otomatis bukan cuma soal efisiensi kerja, tapi juga menjaga cash flow perusahaan tetap sehat dan stabil. Dengan Odoo, semua bisa dilakukan hanya dalam beberapa klik—tidak perlu install software tambahan, dan sudah terintegrasi langsung dengan sistem keuangan Anda.
Jadi, tunggu apa lagi? Saatnya bisnis Anda bergerak lebih cepat dan profesional. Gunakan Odoo sekarang juga untuk mengelola reminder otomatis dan berbagai aspek keuangan lainnya. Hubungi customer service kami untuk konsultasi sesuai kebutuhan bisnis Anda.
