Dalam dunia kerja yang serba cepat dan serba digital, kemampuan tim untuk mengakses dokumen dengan cepat dan aman bukan lagi sekadar kelebihan, tapi kebutuhan mutlak.
Untuk menjawab tantangan ini, Odoo hadir dengan solusi yang cerdas dan terintegrasi: Odoo Document Sharing. Fitur ini merupakan bagian dari modul Documents di Odoo ERP yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan, membagikan, hingga mengelola dokumen perusahaan secara efisien di dalam satu sistem yang terpusat.
Apa Itu Odoo Document Sharing?
Odoo Document Sharing adalah fitur yang memungkinkan Anda untuk berbagi dokumen internal perusahaan dengan mudah kepada tim atau divisi tertentu, tanpa harus keluar dari ekosistem Odoo. Anda tidak hanya dapat mengunggah dan menyimpan dokumen, tapi juga membagikannya ke pengguna lain, menetapkan hak akses, dan mengelola riwayat aktivitas dari dokumen tersebut.
Fitur ini sangat berguna bagi perusahaan yang memiliki banyak pengguna dan membutuhkan sistem berbagi informasi yang aman serta dapat dilacak. Cocok digunakan oleh tim keuangan, HR, legal, purchasing, hingga project management.
Fitur Utama Odoo Document Sharing
Dengan menggunakan fitur Odoo Document Sharing, Anda bisa memperoleh beberapa manfaat, antara lain:
1. Akses Terpusat dan Aman
Dokumen disimpan langsung di Odoo, sehingga tidak perlu repot berpindah-pindah platform. Setiap pengguna yang diberi hak akses bisa membuka file langsung dari sistem, tanpa harus mengunduh secara manual.
2. Pengaturan Hak Akses yang Fleksibel
Anda dapat menentukan siapa saja yang bisa melihat, mengedit, atau hanya membaca dokumen tertentu. Ini sangat penting untuk menjaga kerahasiaan dokumen internal seperti kontrak, laporan pajak, atau payroll.
3. Tagging dan Organisasi Otomatis
Setiap dokumen bisa diberi tag sesuai kategori, divisi, atau proyek. Hal ini memudahkan pencarian dokumen berdasarkan topik tertentu dan membantu organisasi tetap rapi meski jumlah file terus bertambah.
4. Integrasi dengan Modul Lain
Odoo Document Sharing terintegrasi langsung dengan modul lain seperti Accounting, HR, Project, dan CRM. Misalnya, invoice dari modul Akuntansi bisa langsung disimpan ke dalam Documents dan dibagikan ke tim terkait hanya dengan satu klik.
5. Kolaborasi Tanpa Hambatan
Dokumen yang dibagikan bisa dikomentari oleh pengguna lain, termasuk memberikan catatan revisi atau persetujuan. Ini sangat membantu dalam proses review internal dan mempercepat pengambilan keputusan.
6. Riwayat Aktivitas dan Audit Trail
Setiap perubahan atau akses terhadap dokumen terekam dengan jelas di sistem. Anda bisa melihat siapa yang mengakses, mengubah, atau memberikan komentar terakhir, sehingga transparansi tetap terjaga.
Mengapa Bisnis Perlu Menggunakan Odoo Document Sharing?
- Efisiensi waktu: Tim tidak perlu lagi meminta dokumen via email atau chat.
- Skalabilitas: Cocok digunakan perusahaan kecil hingga besar dengan banyak karyawan.
- Keamanan data: Tidak perlu khawatir data bocor karena akses bisa diatur secara detail.
- Produktivitas meningkat: Proses berbagi dan kolaborasi jadi lebih cepat dan praktis.
Gunakan Odoo dan Maksimalkan Manajemen Dokumen Anda
Berhenti membuang waktu mencari file di berbagai tempat. Dengan Odoo document sharing, Anda bisa mengelola, menyimpan, dan membagikan dokumen penting secara terstruktur dan efisien dalam satu platform yang terintegrasi.
Yuk, maksimalkan potensi tim Anda dan permudah kolaborasi internal sekarang juga! Hubungi customer service kami untuk memulai implementasi Odoo dan rasakan langsung manfaatnya untuk bisnis Anda!
