Dalam proses penagihan kepada pelanggan, setiap perusahaan biasanya memiliki aturan tertentu yang harus disampaikan secara konsisten. Mulai dari syarat pembayaran, kebijakan pengembalian barang, penalti keterlambatan, hingga keterangan umum terkait transaksi.
Odoo menyediakan solusi praktis melalui fitur invoice terms, yang memungkinkan Anda membuat template Terms & Conditions sekali saja, lalu menerapkannya secara otomatis ke setiap invoice. Fitur ini membantu menjaga konsistensi komunikasi dengan pelanggan dan mengurangi kesalahan input manual.
Apa Itu Invoice Terms di Odoo?
Invoice terms adalah bagian khusus di dokumen invoice yang berisi syarat dan ketentuan transaksi. Biasanya memuat:
- Ketentuan pembayaran
- Batas waktu pelunasan
- Aturan retur atau komplain
- Disclaimer produk atau jasa
- Kebijakan tambahan yang diperlukan
Odoo memungkinkan perusahaan membuat beberapa template terms & condition, lalu memilih mana yang ingin digunakan sesuai kebutuhan invoice.
Cara Mengatur Invoice Terms & Condition Template di Odoo
Berikut ini langkah-langkah yang dapat Anda ikuti untuk membuat dan mengatur template invoice terms secara efisien:
- Masuk ke menu Accounting → Configuration → Terms & Conditions. Di halaman ini Anda dapat melihat daftar template yang sudah ada atau membuat template baru.
- Untuk membuat template baru:
- Klik Create pada halaman Terms & Conditions.
- Beri nama template, misalnya General Invoice Terms, B2B Terms, atau Retail Terms.
- Isi konten syarat dan ketentuan pada field yang tersedia. Anda bisa menuliskan paragraf panjang, poin-poin, atau format campuran tergantung kebutuhan bisnis.
- Simpan template.
- Jika ingin membuat satu template utama yang otomatis muncul di semua invoice:
- Buka Accounting → Configuration → Settings.
- Pada bagian Default Terms, pilih template yang ingin dijadikan standar.
- Simpan pengaturan.
- Untuk menggunakan template terms saat membuat invoice:
- Buka Customers → Invoices → Create.
- Scroll ke bagian bawah halaman invoice.
- Pada bagian Terms & Conditions, pilih template yang tersedia.
- Template akan otomatis terisi tanpa perlu mengetik ulang.
- Anda juga bisa mengedit sedikit bagian terms untuk invoice tertentu tanpa mengubah template utama.
Tips Agar Invoice Terms di Odoo Lebih Efektif
Mengatur invoice terms bukan hanya soal teknis, tetapi juga memastikan informasi yang ditampilkan efektif dan mudah dipahami oleh pelanggan. Berikut beberapa tips tambahan:
- Gunakan bahasa yang jelas dan tidak terlalu teknis.
- Hindari paragraf terlalu panjang; gunakan bullet jika perlu.
- Selalu konsisten antara kebijakan internal dengan isi template.
- Pisahkan template untuk pelanggan ritel, B2B, dan proyek besar.
- Review template setiap beberapa bulan untuk memastikan masih relevan.
- Jika memakai bahasa hukum, konsultasikan terlebih dahulu ke bagian legal.
- Hanya gunakan informasi yang benar-benar penting agar invoice tidak terlihat penuh.
Gunakan Odoo untuk Pengelolaan Invoice yang Lebih Praktis
Pengaturan invoice terms di Odoo membantu bisnis menjaga konsistensi dokumen, mengurangi kesalahan manual, dan membuat proses penagihan lebih profesional. Anda bisa membuat berbagai template sesuai kebutuhan dan menerapkannya secara otomatis pada setiap invoice.
Jika Anda ingin mulai menggunakan Odoo atau memerlukan bantuan dalam mengoptimalkan fitur-fitur penagihan seperti ini, Anda dapat langsung menghubungi customer service sekarang. Tim kami siap membantu Anda mengimplementasikan sistem Odoo agar alur keuangan dan administrasi bisnis Anda semakin efisien.
